Немного о пособиях: как ФСС оплачивает пособия по больничному листу
Если рабочий компании оформил больничный лист как оплачивает его ФСС? За чей счет производится оплата в принципе? За счет компании или за счет страхового фонда?
Итак, расчет каждого подходящего под страховку эпизода, случившегося непосредственно с рабочим, оплачивается так:
- первые 3 дня – за счет организации;
- прочий период - за счет ФСС РФ.
Так совершается в большинстве эпизодов. Однако, существует ряд исключений, оговоренных законодательством Российской Федерации.
Пособие не подлежит расчету, если сотрудник в течение шестимесячного срока с даты закрытия бюллетеня, не предоставил его в бухгалтерию.
При всем при этом компания – работодатель обязана тесно сотрудничать с фондом (социального страхования), предоставлять данной организации соответствующие расчеты.
Содержание
О сроках
Определенные бухгалтером организации средства оплачиваются сотруднику в день, который обозначен выплаты заработанных средств в организации. Их, как правило, два – аванс и зарплата. В самый первый такой расчет, последующий за закрытием бюллетеня (аванс или заработная плата) работник получает пособие (оно облагается НДФЛ).
Перечисление налога осуществляется в пользу бюджета:
- в день перевода средств (если пособие было переведено на счет карты сотрудника);
- в день выплаты средств банком или кассой (если расчет производится наличными).
Если сроки расчета по листу нарушены, компания не платит пособие, то, сотрудник имеет право обратиться в трудовую инспекцию с соответствующей жалобой, прокуратуру либо в суд.
Как работать с реестром больничных для ФСС
Форма реестра листов нетрудоспособности для ФСС
Определенных шаблонов по ведению этого документа (оформлению) нет. Таким образом, этот документ компания может вести в свободной форме и представлять его в фонд социального страхования совместно с бумагами, которые были затребованы при проверке.
Обязательные данные, которые нужно указывать в реестре
Реестр должен содержать:
- основные данные бюллетеня (серия и номер);
- основные сведения о работнике;
- информация о периоде нетрудоспособности;
- информация о причине нетрудоспособности;
- сведения о страховом стаже сотрудника;
- сведения о сумме начисленного пособия (как за счет компании, так и за счет бюджета страхового фонда).
Главный бухгалтер должен заверить документ, обычно подписи директора компании не требуется. Вообще, согласно законодательству РФ, работодатель не обязан вести реестр листов нетрудоспособности. Таким образом, штрафные санкции за его отсутствие к организации применены не будут. Тем не менее, игнорировать ведение такой документации не стоит, - это значительно упростит проверку и сэкономит время. Ведь при отсутствии реестра, сотрудникам предприятия (бухгалтерии или секретарю) придется снимать копии со всех листов нетрудоспособности для фонда социального страхования. Рациональнее всего вести учетный журнал больничных листов в электронном виде.
Возмещение выплат по бюллетеням
После того, как в бухгалтерии был произведен суммарный расчет пособия для заболевшего сотрудника, и оно было оплачено, работодатель может восполнить эту сумму. Это можно сделать двумя путями:
- понижение «идущих» взносов (по нетрудоспособности) в страховой фонд;
Сущность данного метода такова: перечисление взносов не будет производится до того времени, пока не будет израсходован весь суммарный итог больничного. Такое правило применимо только в течение одного года, к примеру, выплата была произведена в текущем году. На сумму данного пособия можно снижать взносы, которые нужно производить. Это касается любого месяца года, в течение которого производилась соответствующая выплата по больничному листу сотрудника.
- Возмещение пособий, которые были выплачены фондом ранее.
Здесь суть следующая: работодатель осуществляет подачу заявления от имени организации в фонд на возмещение расходов по страховому обеспечению.
Заявление должно содержать следующее:
- Шапка, образец содержания:
- Кому адресовано заявление (руководителю ФСС…);
- Кто «автор» заявления (ООО «…»);
- юридический адрес компании;
- фактический адрес компании;
- регистрационный номер страхователя;
- ИНН организации;
- КПП организации.
- Слово «ЗАЯВЛЕНИЕ» (без кавычек);
- Дату и номер заявления, город;
- Название (тема) заявления «О возмещении расходов по страховому обеспечению (без кавычек);
- Содержание, образец:
Согласно части 2 статьи 4.6 Федерального Закона № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 года ходатайствуем о компенсировании расходов по страховому обеспечению, а именно: по выплате пособий по временной нетрудоспособности за (указать год и месяц, например, май 2014г), составляющих сумму размером (указать сумму, цифрами и прописью, например 16.200 рублей (шестнадцать тысяч двести рублей)).
Данный суммарный итог просим перевести по нижеуказанным реквизитам:
(указать реквизитную информацию компании, расчетный счет)
- Приложение (расчет по форме ФСС-4 за 2 квартал (указать квартал, соответствующий месяцу) 2014г).
- Подписи генерального директора и главного бухгалтера.
- Печать.
Социальный фонд при выплате вышеуказанных средств вправе потребовать дополнительные бумаги по кадрам:
- непосредственно сам больничный;
- приказ организации о найме работника;
- копия трудовой книжки работника;
- копия трудового договора работника;
- необходимые расчеты.
Существует ли учет расходов на пособия по больничному листу по упрощенной системе налогообложения?
Работодатель уполномочен занести в затраты только лишь пособие, начисленное им, за те дни отсутствия (по болезни) работника, которые относятся к его компетенции в данном случае (первые три дня). Таким образом, и НДФЛ затраченные на это денежные средства будут являться затратами при УСН.
Больничное же пособие (а также НДФЛ на него) с той части, что выплачивает Фонд страхования, не учитываются.
Получив от фонда возмещение на расчетный счет, организации не нужно включать его в доходы организации.
В том случае, когда Фонд социального страхования платит пособие целиком, то у компании не возникает ни доходов, ни расходов.
Об электронной отчетности
Организации с количеством сотрудников, превышающим пятьдесят лиц, обязаны направлять реестры больничных пособий в специальной форме, - в электронном виде, заверенных электронно-цифровой подписью.
Электронный реестр представляет собой файл (его формат – XML). Этот файл содержит все необходимые данные о гражданине (естественно застрахованном) и о выплаченном ему в свое время пособии.
Заверенный документ должен быть отправить через специально разработанный для этого сервер - шлюз. На данном сервере (шлюзе)) проводится работа по проверке правильности и соблюдении всех требований высланного файла.
Если при осуществлении проверки сервером в оформлении реестра выявится недочеты технического характера, которые носят характер форматирования файла, его формата или с электронной цифровой подписью, то системой формируется отчет о соответствующей ошибке.
Ознакомиться с информацией, связанной с проверочной деятельностью сервера, ее ступенях можно, непосредственно на самом шлюзе. Для этого пользователю необходимо зайти в раздел «Личный кабинет». Осуществить вход в этот раздел необходимо только по регистрационному номеру страхователя.
Если направленный компанией (страхователем) документ прошел все этапы проверки через сервер (шлюз), то страхователь сможет скачать себе файл, содержащий квитанционный бланк о благополучной отправке реестра в Фонд социального страхования РФ.
Документ (квитанция) об успешной отправке не дает гарантии того, что все данные в реестре введены правильно, данный документ подтверждает лишь то, что реестр соответствует заявленной структуре и был направлен в ФСС.
Работа по проверке данных является следующей стадией. Если в процессе будут обнаружены ошибки либо каких-то бумаг будет не хватать, то отделением Фонда социального страхования в адрес организации будет направлено (по обычной почте, а также для ускорения работы по исправлению ошибок - и по электронной), соответствующее уведомление. Оно будет содержать запрос о представлении недостающих бумаг либо указание на ошибки. После того, как сотрудниками производства будет проведена работа по исправлению недочетов, он повторно производит отправку документа на проверку через шлюз.