Всё, что вы хотели знать о трудовых книжках, но стеснялись спросить

Первая работа сродни первой любви: как бы в дальнейшем ни сложились отношения, забыть её невозможно. Если повезёт, вы будете вместе долго и счастливо. Если нет — что ж, тоже не конец света. На протяжении всей трудовой жизни — от истоков до самой пенсии — у каждого человека будет верная и надёжная спутница, от которой во многом зависит его обеспеченная и безоблачная старость. Это она — трудовая книжка.

Зеркало трудовых будней

Трудовая книжка — официальный документ, содержащий полную и достоверную информацию о трудовой деятельности человека. Эта информация включает сведения:

• о работнике;
• о выполняемой им работе;
• о переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении;
• об основаниях прекращения трудового договора;
• о награждениях за успехи в работе.

В трудовой книжке содержатся личные данные её владельца и подробная информация о его трудовой деятельности на всех местах работы

А вот записи о взысканиях в трудовую книжку не вносятся (если только дисциплинарным взысканием не является увольнение). Так что за рабочую жизнь книжка получается ёмкая, и листать её по большей части приятно. Хотя, разумеется, задумывалась она вовсе не для чтения.

Кстати, придумали трудовую книжку в монархической Франции, ещё в середине восемнадцатого века. Правда, тогда её назначение несколько отличалось от нынешнего: требование предъявить бумагу от предыдущего работодателя было обусловлено борьбой с бродяжничеством.

Зачем всё это нужно

По сути, трудовая книжка представляет собой «рабочую» биографию человека, написанную беспристрастными кадровиками. И в качестве таковой она выполняет несколько функций:

• первая и основная функция — трудовая книжка подтверждает трудовой стаж работника при назначении пенсии;
• вторая функция — она информирует потенциальных работодателей о фактах трудовой деятельности человека, его рабочих навыках, успехах и причинах увольнений;
• третья функция — оказывает помощь владельцу при возникновении трудового спора (например, в случае несогласия с причиной увольнения).

И хотя уже достаточно давно российский Пенсионный фонд учитывает трудовой стаж по данным системы персонифицированного учёта, с отменой трудовых книжек законодатель не спешит. Связано это и с периодическими сбоями в работе этой системы, и с недостаточностью имеющихся в ней данных (в частности, таких, которые нужны, чтобы подтвердить наличие специального стажа, позволяющего досрочно выйти на пенсию). К тому же возможность изучить «трудовую подноготную» человека прежде, чем принять его на работу, очень полезна для нанимателей.

Итак, трудовая книжка сегодня — непременный атрибут представителя трудящейся части населения страны. А откуда она у него берётся и что собой представляет?

На чём, кем и для кого пишется хроника трудовых будней

Трудовая книжка — бланк строгой отчётности, имеющий несколько степеней защиты и изготавливаемый Объединением ГОЗНАК. Она представляет собой небольшую книжицу с обязательными водяными знаками и серийным номером.

При желании трудовую книжку можно дополнительно защитить от подделки, используя специальную голограмму — объёмное изображение герба Российской Федерации, нанесённое лазером на прозрачную клеящуюся плёнку. Такую плёнку нельзя отклеить, не разрушив при этом. Кустарное изготовление голограммы невозможно, как невозможна и её отдельная покупка: лист с шестью голографическими наклейками продаётся как вкладыш к трудовой книжке. Как правило, голограмму наклеивают на титульный лист книжки, чтобы защитить один из её основных элементов (например, подпись владельца или серийный номер бланка). Делают это обычно в момент заведения документа, но обязательным использование голографических наклеек не является.

Хотя купить нужный бланк в канцелярском магазине может кто угодно, заполнять его имеет право только работодатель. Точнее — его ответственный представитель. Чаще всего этим занимаются сотрудники кадровой службы. А если такой службы на предприятии нет, то любой работник, которому предоставлены соответствующие полномочия. Так что для того, чтобы обзавестись трудовой книжкой, вам придётся устроиться на работу, причём официально.

Трудовая книжка представляет собой небольшую книжицу в плотном переплёте с гербом РФ на обложке

Первые записи в трудовую книжку вносятся в момент первого официального трудоустройства гражданина. Трудовым кодексом за всеми работодателями (и юридическими лицами, и индивидуальными предпринимателями) закреплена обязанность ведения трудовых книжек:

• на сотрудников, трудоустроенных по основному месту работы и проработавших более пяти дней;
• на сотрудников, принятых на работу по временному трудовому договору;
• на сезонных рабочих;
• на внештатных сотрудников, которые подлежат социальному страхованию.

Однако не бывает правила без исключений: если работодатель использует наёмный труд, но при этом не является ни юридическим лицом, ни ИП, обязанность вести трудовые книжки на него не распространяется. Такое возможно, например, когда обычный человек нанимает себе домработницу. В этой ситуации трудовая книжка не заполняется.

Кроме того, трудовая книжка не требуется при заключении гражданско-правового соглашения с работодателем.

Что скрывается под обложкой

Первая встреча со своей трудовой книжкой поневоле вызывает некоторый трепет, поскольку знаменует новый этап жизни: превращение в Человека работающего. И строгая обложка документа вполне соответствует моменту. А под обложкой своего часа ждёт типографским образом отпечатанная пустографка, состоящую из трёх разделов:

1. В первый раздел — непосредственно на титульную страницу — заносятся основные личные данные владельца (фамилия, имя, отчество, дата рождения, полученное образование и специальность). После заполнения страница заверяется подписями работника и лица, заполняющего книжку, а также печатью предприятия.
2. Во втором разделе содержатся подробные записи о трудовой деятельности: сведения о работодателях, приёмах на работу, переводах и увольнениях. В каждой записи указывается номер соответствующего приказа, а последняя запись каждого работодателя заверяется печатью предприятия. Под этот раздел выделено десять разворотов книжки.
3. В третьем разделе отражается информация о награждениях и поощрениях сотрудника с указанием дат, достижений и документов, на основании которых сделана соответствующая запись. На этот раздел тоже отведено десять разворотов.

Бланк трудовой книжки представляет собой пустографку, состоящую из трёх разделов; каждый раздел предназначен для внесения записей определённого характера

Случается, что человек ведёт богатую и насыщенную событиями трудовую жизнь, и записи второго или третьего раздела не помещаются на отведённом для них месте. Тогда к трудовой книжке оформляется вкладыш — по сути, такая же книжка, но без плотной обложки. Дальнейшие записи делаются в соответствующих разделах вкладыша, а сам вкладыш вшивается в книжку и становится её неотъемлемой частью.

Всё своё носи с собой

Уходя по какой-либо причине с первого официального места работы, работник забирает с собой свою трудовую книжку. Теперь при каждом следующем трудоустройстве очередной работодатель будет проверять её, чтобы удостовериться в подлинности и действительности:

• сверит личные данные владельца с его паспортом и документами об образовании;
• убедится в том, что последняя запись второго раздела представляет собой запись об увольнении;
• проверит наличие обязательных подписей и печатей.

Если при такой проверке выяснится, что трудовая книжка заполнена с нарушениями, работодатель заведёт новую. Но если в книжке не будет записи об увольнении с предыдущей работы, новую работу соискатель не получит: без такой записи он считается работающим.

Тонкое искусство оформления

Казалось бы, что сложного в заполнении пустографки? Обычная таблица с «шапкой» и боковиком. Но в случае трудовой книжки заполнение бланка регламентируют три серьёзных государственных документа, среди которых один кодекс, одно постановление Правительства и одно постановление Минтруда. А практика показывает, что, к сожалению, в большинстве случаев между разными регуляторными актами, посвящёнными одному объекту регулирования, существуют неизбежные нестыковки.

Таблица: нормативные акты РФ, регламентирующие заполнение трудовых книжек

Если при заполнении трудовой книжки возникает неоднозначная с точки зрения законодательства ситуация, руководствоваться необходимо Трудовым кодексом как документом наибольшей юридической силы.

На раз-два-три

Для трудовых книжек установлены единые общие правила оформления, согласно которым производимые в них записи в обязательном порядке:

• отвечают тексту соответствующего приказа;
• отражают все карьерные события, включая прохождение воинской службы;
• в каждом разделе нумеруются по порядку;
• не содержат никаких сокращений;
• делаются на русском языке (для иностранных предприятий, работающих на территории РФ, разрешается дублирование записей на другом языке; то же возможно для работодателей, зарегистрированных в национальной республике РФ, имеющей свой действующий язык);
• содержат только арабские цифры;
• осуществляются чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета.

Ну и разумеется, все записи необходимо выполнять аккуратно и тщательно, чтобы в текст не вкрались ошибки или неточности, и не понадобились последующие исправления.

Вообще же заполнение трудовой книжки происходит в три этапа:

1. Этап первый — проверить или заполнить титульный лист (он же — первый раздел книжки).
2. Этап второй — сделать запись о приёме, переводе или увольнении.
3. Этап третий — при необходимости, внести информацию о награждении или поощрении.

Запись о приёме сотрудника по основному месту работы должна быть сделана в течение недели с момента его выхода на работу; увольнение сотрудника оформляется соответствующей записью в последний день его работы.

Давайте познакомимся, или предъявите паспорт

Новый человек, открывший дверь предприятия в поисках работы, может к этому моменту уже иметь за плечами трудовой стаж или ещё не иметь его. Именно от этого при трудоустройстве такого работника зависит первый шаг сотрудника отдела кадров: он либо проверяет информацию первого раздела имеющейся трудовой книжки, либо заводит книжку и заполняет её первый раздел. В обоих случаях для подтверждения личных данных от соискателя требуется предоставить паспорт и документы, подтверждающие получение образования.

Первый раздел трудовой книжки расположен на титульном листе и содержит личные данные владельца

Изменения в личных данных и их отражение в трудовой книжке

За время работы сотрудника на предприятии вполне могут произойти события, в результате которых его личные данные изменятся. Поскольку трудовая книжка в каждый текущий момент времени должна отражать реальное положение дел, в её первый раздел потребуется внести соответствующие правки. Чаще всего такие изменения бывают связаны:

• со сменой фамилии после замужества или развода;
• с изменением квалификации сотрудника;
• с изменением уровня образования.

В таких случаях старые данные зачёркиваются, и вносится новая информация. Содержащая её запись выполняется на внутренней стороне обложки. В этой записи обязательно указывается документ, являющийся основанием для её оформления (например, свидетельство о разводе или диплом о полученном во время работы образовании).

Фотогалерея: образцы внесения изменений в данные на титульном листе трудовой книжки

Нюансы оформления приёма на работу, перевода и увольнения работника

Записи о приёме сотрудника на работу, переводе на другую должность или увольнении занимают второй раздел трудовой книжки. Хотя внесение таких записей подчиняется общим правилам, некоторые различия в их оформлении всё-таки есть.

Таблица: приём, перевод и увольнение работника: обязательные элементы записей

В случае если до начала трудовой деятельности сотрудник прошёл срочную военную службу, запись о ней первый работодатель размещает перед записью о приёме на работу.

Фотогалерея: образцы записей, вносимых во второй раздел трудовой книжки

Я запишу, какой Вы молодец

Пожалуй, самая приятная часть трудовой книжки — третья, посвящённая награждениям и поощрениям. Присвоение новых званий, вручение грамот, почётных дипломов и нагрудных знаков, вынесение благодарности — в общем, всё, что по этому поводу предусмотрено законодательством страны и коллективным договором, находит отражение в третьем разделе.

Записи о награждениях и поощрениях оформляются в том же порядке, что и записи второго раздела трудовой книжки, и при этом обязательно содержат описание достижений сотрудника.

Запись о награждении заносится в третий раздел трудовой книжки и содержит описание достижений сотрудника

Запись в трудовой книжке о награждении или поощрении сотрудника предваряется названием предприятия

Как быть совместителям

Не секрет, что прожить на одну среднестатистическую зарплату бывает временами несколько затруднительно. Поэтому (а ещё, наверное, из чистой любви к труду) часть трудоспособного населения находит себе подработку. Или даже несколько. Означает ли это, что в каждом таком месте человеку оформят по трудовой книжке? Вовсе нет.

Сколько бы работ ни было у человека, трудовая книжка у него будет одна, и вестись она будет на основном месте работы. Но при желании владельца с помощью соответствующей записи в трудовой книжке может быть отражена работа по совместительству.

Для этого работнику нужно взять на неосновном месте работы официальную справку, содержащую всю необходимую для заполнения книжки информацию, и отдать её в кадровую службу по основному месту работы. По данным такой справки в его трудовой книжке будет оформлена соответствующая запись.

Запись о совместительстве оформляется по желанию сотрудника кадровой службой по основному месту его работы

Запись об увольнении с работы по совместительству не подписывается сотрудником кадровой службы и не заверяется печатью предприятия: на основном месте работы для этого нет оснований (поскольку уволен работник с другого предприятия), а на неосновном — возможности (поскольку книжка находится по месту основной работы).

Видео: как делать записи в трудовой книжке

Трудовая книжка и человеческий фактор

Очень может быть, что человек, по долгу службы занимающийся оформлением трудовых книжек, заинтересован в правильности их оформления ничуть не меньше, чем владельцы. И потому, что от его работы частично зависит пенсионное будущее людей (а это, согласитесь, огромная ответственность), и потому, что исправлять ошибки в случае чего придётся ему же. Но все мы — люди, а людям свойственно ошибаться, даже если они очень этого не хотят.

К счастью, непоправимые ошибки при заполнении трудовой книжки сделать невозможно. Правда, зачёркивание с целью исправления во втором и третьем разделе не допускается. Неправильную запись просто признают недействительной и делают правильную.

Ошибочные записи во втором и третьем разделе трудовой книжки не зачёркивают; для исправления ошибки делают запись об их недействительности, а затем вносят верную запись

Да, вот так просто. Но всё равно лучше не ошибаться.

Вылитая копия

В жизни встречаются ситуации, в которых работнику может понадобиться копия его трудовой книжки. Это нормальная практика, и, в соответствии со статьёй 62 Трудового кодекса работодатель должен предоставить запрошенный документ в течение трёх дней.

Когда нужна копия трудовой книжки

Случаев, когда человеку может понадобиться копия его трудовой книжки, на самом деле достаточно много:

• при оформлении кредита любого типа в банковском учреждении;
• для восстановления утерянной трудовой книжки (при наличии заверенной копии сделать это гораздо проще);
• для составления резюме;
• для предъявления в пенсионный фонд;
• для получения загранпаспорта;
• для оформления деловой или трудовой визы.

Или, например, когда человек ищет новую работу, не уволившись со старой, и хочет подтвердить потенциальному работодателю свой трудовой опыт. В общем, масса вариантов.

Копия копии рознь

Чтобы официальное учреждение приняло к рассмотрению копию трудовой книжки, эта копия должна отвечать требованиям, предъявляемым к оформлению подобных документов. И чтобы копия трудовой книжки расценивалась, как корректно оформленный документ, мало просто снять копии с её заполненных страниц. Нужно эти копии грамотно заверить.

Возможны две процедуры заверения копии, и выбор подходящей зависит от текущего местонахождения трудовой книжки:

• у работодателя по месту основной работы;
• на руках у временно неработающего владельца.

В случае когда книжка находится на предприятии, копии с её разворотов снимет сотрудник кадровой службы. Он же скрепит их и на каждую поставит печать предприятия таким образом, чтобы не закрыть текст. Рядом с печатью разместятся:

• надпись «Копия верна»;
• название должности сотрудника, который заполнил копию;
• подпись этого сотрудника;
• дата заполнения копии.

Копию трудовой книжки работника по его запросу оформляет инспектор отдела кадров, заверяя её печатью предприятия и своей подписью

Если же владелец книжки временно не работает, и книжка находится у него на руках, для заверения её копии придётся обратиться в нотариальную контору.

Выстраданный дубликат

Предположим, что при смене места работы человек потерял трудовую книжку: с одного предприятия её забрал, а до другого не донёс. Что ему делать в этой ситуации? Забыть о честно заработанном трудовом стаже и надеждах на приличную пенсию? Ведь, по определению, новый работодатель в этом случае просто заведёт ему новую книжку, и отсчёт трудового стажа для работника опять начнётся с нуля.

К счастью, именно на такой случай существуют дубликаты трудовых книжек. На такой и ещё на некоторые:

• на случай, если трудовая книжка будет утеряна работодателем;
• на случай, если трудовая книжка придёт в негодность (будет испачкана, порвана, обгорит и т. д.);
• на случай, если внесённые в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу будут в судебном порядке признаны недействительными;
• на случай, если из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий и т. д.) произойдёт массовая утрата трудовых книжек работодателем.

Дубликат трудовой книжки имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. При одном условии: он должен содержать абсолютно ту же информацию.

Куда идти за дубликатом

Технически задача оформления дубликата утерянной трудовой книжки работника лежит на его последнем нанимателе. Именно к нему следует обратиться с соответствующим заявлением.

Для получения дубликата утерянной трудовой книжки работник должен обратиться с заявлением к своему последнему бывшему работодателю

Но для того, чтобы оформить дубликат трудовой книжки, наниматель должен обладать информацией обо всех предыдущих местах работы своего бывшего сотрудника. И задача такого сотрудника — передать в кадровую службу все необходимые сведения. Это может быть сделано в виде предоставления:

• копий трудовых договоров;
• справок с предыдущих мест работы;
• выписок из приказов о приёме на работу, об увольнении (их копий);
• справок из государственного или муниципального архива.

Как заполнить дубликат

Дубликат трудовой книжки оформляется на новом бланке. При этом:

• на титульном листе в верхнем левом углу указывается «Дубликат»; все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
• на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала указывается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства на последнее бывшее место работы (то есть, к тому работодателю, который оформляет дубликат);
• далее в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником; эти записи не нумеруются;
• нумерация появляется в дубликате, начиная со строки с записью о приёме на работу этого сотрудника на предприятие, кадровая служба которого оформляет дубликат.

Заполнение дубликата трудовой книжки имеет ряд особенностей; в частности, первой записью вносится информация об общем стаже работы владельца такого дубликата

Нам чужого не надо, нам своё бы забрать

Так уж сложилось, что в нынешние времена редко кому удаётся проработать всю жизнь на одном месте. Люди меняют работу по разным причинам: кто-то ищет карьерного роста, кто-то — достойной оплаты, а кому-то просто не сидится на месте.

Увольняясь, в последний день работы сотрудник должен получить причитающуюся ему зарплату и забрать трудовую книжку. Причём книжку обязаны выдать даже в том случае, если этот сотрудник:

• не сдал материальные ценности или спецодежду;
• не сдал обходной лист;
• является материально ответственным лицом, и по его вине был нанесён ущерб работодателю.

Но это в теории. На практике же нередки случаи, когда работодатель пытается всячески затянуть выдачу трудовой книжки работнику, преследуя какие-то свои цели. Как в такой ситуации объяснить бывшему начальнику, что он очень неправ?

Стоит напомнить ему, что при увольнении работника законодатель разрешает не выдавать трудовую книжку исключительно в двух случаях:

• если сотрудник не вышел на работу;
• если сотрудник отказывается забирать документы.

В первом случае книжка пересылается владельцу по почте. Во втором сотруднику направляется специальное уведомление о необходимости забрать документ. С момента отправки такого уведомления должностные лица предприятия не несут ответственность за нарушение сроков выдачи книжки.

Наниматель, безосновательно отказывающий в своевременной выдаче трудовой книжки, лишает сотрудника возможности устроиться на другую работу и, таким образом, нарушает его право на труд. И ответственность за такое нарушение несёт не только руководить, но и всё предприятие в целом.

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьёй 5.27.1 настоящего Кодекса, - влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Кроме того, в случае если человек какое-то время не мог работать из-за отсутствия трудовой книжки по вине бывшего нанимателя, такому человеку положена компенсация за весь период вынужденного простоя за счёт этого нанимателя. Так гласит Трудовой кодекс.

Если простое напоминание о нормах закона и ответственности за их нарушение не кажется бывшему работодателю достаточно убедительным, вызволять трудовую книжку придётся с привлечением третьей стороны: трудовой инспекции или суда.

Если работодатель не отдаёт трудовую книжку при увольнении работника, за защитой своих интересов можно обратиться в суд

Причём обращение в Роструд бывает даже предпочтительнее, так как трудовая инспекция в этом случае может провести полную проверку предприятия. А о таком мало кто мечтает, на самом деле.

В любом случае — убеждением, с помощью трудовой инспекции или через суд — у работника есть все возможности отстоять свои права и забрать трудовую книжку. Да, и получить положенную материальную компенсацию.

Хранители трудовых летописей

Трудовая книжка — важный официальный документ, поэтому её хранение и учёт — ответственное и серьёзное дело. Настолько ответственное, что в нём участвуют два структурных подразделения предприятий: кадровая служба и бухгалтерия.

Поскольку трудовые книжки и их бланки — документы строгой отчётности, хранить их предписано в сейфе или отдельном помещении, чтобы обеспечить сохранность. Выдаются такие документы исключительно по заявке.

Учёт бланков трудовых книжек, самих книжек и вкладышей осуществляется с использованием двух документов:

• приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё;
• книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Причём первая книга ведётся в бухгалтерии предприятия, а вторая — в его кадровой службе.

В приходно-расходной книге бухгалтер учитывает поступления соответствующих бланков на предприятие и их передачу в кадровую службу по её заявке. В книге учёта специалист кадровой службы фиксирует трудовые книжки принятых на работу сотрудников и трудовые книжки, впервые заведённые на предприятии (их поступление, заведение и выдачу на руки).

Обе книги должны быть:

• пронумерованы;
• прошнурованы;
• скреплены печатью;
• заверены подписью руководителя.

Фотогалерея: хранение и учёт трудовых книжек, их бланков и вкладышей

И хотя в 2019 году предполагается перевод трудовых книжек граждан России в электронный вид, какое-то время наряду с ними будут использоваться и привычные всем бумажные документы. И, соответственно, будет жить порядок их учёта и хранения.

Кто за всё в ответе

Для любого владельца трудовой книжки важно, чтобы она была правильно заполнена. Ведь от этого зависит возможность при выходе на пенсию (и не только) использовать льготы, предусмотренные законодательством для разных категорий работников.

Лицом, несущим ответственность за правильное ведение и сохранность трудовых книжек на предприятии, является его руководитель. Безусловно, в большинстве случаев он не занимается кадровыми вопросами лично, а приказом назначает уполномоченных исполнителей. При этом ответственность перераспределяется следующим образом:

• за ведение, оформление, заполнение трудовых книжек отвечает назначенный сотрудник;
• за организацию процесса правильного ведения, учёта и хранения трудовых книжек отвечает руководитель.

За допущенные нарушения к должностным лицам предприятия могут быть применены меры воздействия в виде вынесения предупреждения или административного штрафа:

• от 1 000 р. до 5 000 р. для ИП;
• от 30 000 р. до 50 000 р. для юридических лиц.

При ближайшем рассмотрении становится понятно, что трудовая книжка требует исключительно ответственного отношения: слишком важная информация в ней заключена, и слишком многое от неё зависит. Осложняется ситуация тем, что законодательство непрерывно меняется, и вместе с ним периодически меняются правила ведения трудовых книжек. Поэтому и владельцы трудовых книжек, и их работодатели должны быть предельно внимательны при решении вопросов, связанных с этим документом.

• Автор: Светлана Грушко
• Распечатать

Я люблю свою семью, люблю свою страну, люблю свою собаку (с)

Оцените статью:

1. 5
2. 4
3. 3
4. 2
5. 1

(0 голосов, среднее: 0 из 5)

Поделитесь с друзьями!