Приëм на работу: документальное оформление

Приëм на работу — один из ключевых моментов трудовых правоотношений, ведь несоблюдение требований закона в самом начале может повлечь за собой непоправимые последствия в будущем. Особая ответственность здесь ложится на плечи нанимателя: именно он должен потребовать от кандидата обязательные к предъявлению документы, проявить принципиальность в случае отсутствия хотя бы одного из них, правильно организовать процесс трудоустройства.

Какие документы должен предъявить гражданин при трудоустройстве

Закон запрещает нанимателям при приëме нового сотрудника истребовать у него нерегламентированные документы. Он устанавливает закрытый перечень необходимых бумаг. Именно этому вопросу посвящена ст. 65 ТК РФ.

Основные и обязательные документы при приёме на работу — трудовая книжка, паспорт и страховое свидетельство

Условно документацию для трудоустройства можно разделить на две группы — обязательные (для всех) и дополнительные (для особых категорий новых сотрудников) бумаги. В первую группу закон включает:

• гражданский паспорт;
• трудовую книжку;
• свидетельство пенсионного страхования.

Важно понимать, что у тех лиц, кто пришëл на свою первую работу, трудовой книжки и указанного выше свидетельства быть не должно и не может — оба этих документа в соответствии с установленными правилами заводит первый наниматель. Кроме того, в случае утраты одного из этих документов кандидатом по его заявлению работодатель должен завести (оформить) новый.

Если гражданин поступает на работу по совместительству, его трудовая книжка хранится у основного нанимателя, и оригинал этого документа предоставлять на второй работе он не обязан. Запись о совместительстве по общему правилу не делается, но по желанию работника и в случае предоставления им справки соответствующую отметку могут сделать сотрудники отдела кадров по основному месту трудовой деятельности.

Дополнительные документы для устройства на работу:

• военный билет — для лиц, имеющих воинские обязанности (мужчин и некоторых женщин, к примеру, медицинских работников);
• документы, подтверждающие образовательный уровень, специализацию и квалификацию, если требованиями к должности предусмотрено наличие специальных познаний, навыков и умений;
• справки об отсутствии судимости, фактов привлечения к административной ответственности за нарушения, связанные с наркотиками и психотропными препаратами — для лиц, устраивающихся на службу, требованиями к которой установлены соответствующие условия;
• другая документация, если необходимость еë предоставления установлена законами или постановлениями Правительства.

Довольно часто наниматели просят кандидата предоставить несколько своих фотографий. Это связано с необходимостью оформления личного листка по учёту кадров и удостоверения.

Личный листок работник заполняет перед приёмом на работу, в этом документе он указывает некоторые личные и профессиональные данные, важные для нанимателя

Особенности документального оформления иностранцев

На территории РФ поступать на работу могут сразу несколько категорий иностранцев:

• постоянно здесь проживающие — имеющие вид на жительство;
• временно проживающие (с визой или без визы).

У представителя каждой из этих категорий граждан при приëме на работу необходимо затребовать особый документ — разрешение на работу или патент, выданные миграционной службой. Помимо паспорта родного государства, такой гражданин предоставляет вид на жительство или миграционную карту, свидетельство о добровольном медицинском страховании (ст. 327.3 ТК РФ).

Правила проживания и труда иностранцев подробно регулирует Федеральный закон 115 от 25.07.2002.

При приёме на работу мигрантов необходимо скрупулёзно соблюдать требования действующего законодательства

Медосмотр

По общему правилу прохождение медосмотра при приëме на работу не является обязательным требованием. Тем не менее ТК РФ устанавливает целый перечень исключений из этого правила. Так, наниматель под страхом административной ответственности не вправе принять на работу сотрудника, не прошедшего медицинский осмотр, если он:

• является несовершеннолетним;
• будет трудиться в условиях, признанных в установленном порядке вредными и небезопасными;
• собирается работать в пищевой промышленности, области общественного питания или торговли;
• будет трудиться на транспорте или в области водоснабжения;
• принимается в коллектив медицинских работников;
• будет работать в детском учреждении;
• трудится на Крайнем Севере;
• устраивается на работу в качестве спортсмена.

Если необходимость прохождения медосмотра установлена, работодатель до заключения трудового соглашения выдаëт гражданину направление в медицинское учреждение, с которым, как правило, у него заранее заключëн договор. Оплата осмотра может производиться как за счëт средств нанимателя, так и за счëт работника (смотря какие условия на этот счëт содержатся в ЛНПА компании).

Организация может самостоятельно разработать бланк направления на медосмотр

В зависимости от ситуации (каковы основания, по которым требуется прохождение медосмотра, каковы особые условия для конкретной профессии или должности), в комиссию могут включаться различные узкопрофильные специалисты-медики. В любом случае пройти придëтся сразу нескольких врачей.

Порядок приëма на работу

Приëм на работу — процесс многоэтапный. Начинается он с «неофициальной» части — обсуждения всех условий будущего труда между сторонами — работником и нанимателем. Нередко проводится собеседование или конкурс. Далее следует медосмотр и подача пакета документов. Трудоустройству могут также предшествовать:

• проверка кандидата службой безопасности предприятия;
• согласование кандидата непосредственным начальством;
• согласование в вышестоящих учреждениях.

Приказ о приёме на работу издаётся путём заполнения и подписания бланка формы Т-1

Официальная же часть трудоустройства состоит из следующих стадий:

1. Подача заявления. Этот этап прямо не предусмотрен законом, другими словами — отсутствие документа нарушением считаться не будет. Тем не менее на практике заявление составляется довольно часто. Форма документа свободная (организациями могут устанавливаться собственные образцы заявлений). Документ может визироваться всеми заинтересованными службами (как вариант — с указанием предложений по условиям труда). Руководитель, уполномоченный принимать сотрудников (как правило, это директор, действующий на основании устава компании, или руководитель филиала, действующий на основании доверенности), проставляет на заявлении итоговую резолюцию с указанием отделу кадров оформить соответствующий приказ.
   

   Заявление о приёме составляется в свободной форме с соблюдением основных правил деловой переписки

2. Ознакомление вновь принимаемого сотрудника с коллективным соглашением компании, ПВТР и другими локальными НПА под расписку. Наличие этого этапа — обязательное требование ст. 68 ТК РФ, посвящённой оформлению приёма на работу.
   

   Отметка об ознакомлении работником делается на специальном, приложенном к коллективному договору или ПВТР листе ознакомления

   Перед заключением трудового соглашения указанные документы обязательно должны быть предоставлены для ознакомления уже согласованному кандидату для того, чтобы он был осведомлён о существующих в компании локальных правилах и условиях, гарантиях и компенсациях. Подписывая же трудовое соглашение, новый сотрудник соглашается с их соблюдением.
3. Заключение трудового контракта. После того как стороны трудовых правоотношений достигли определённых договорённостей относительно условий труда и приняли их, подписывается закрепляющий эти соглашения документ — трудовой договор. Этот документ достаточно подробно регламентирован трудовым законом — ст. 57 ТК РФ определяет обязательные к включению в него условия, ст. 58 ТК РФ содержит общие условия о сроках действия договора, ст. 67 ТК РФ — устанавливает форму для соглашения. Договор в обязательном порядке подписывается сотрудником и уполномоченным лицом компании, на документе проставляется круглая печать организации. При этом по одному экземпляру соглашения остаётся как в организации, так и у работника для того, чтобы каждая сторона в случае разногласий могла предъявить другой (или в суде) доказательства собственной правоты.
   

   Последний лист трудового договора обязательно подписывается обеими его сторонами и скрепляется круглой печатью организации

4. Издание приказа. Вслед за заключением соглашения и на его основании (ст. 68 ТК РФ) компания, принимающая сотрудника, должна создать об этом распорядительный документ — приказ. В приказе обязательно указываются персональные данные сотрудника, данные о должности, форме и размере оплаты труда, режиме труда. Приказ составляется в соответствии с единой унифицированной формой Т-1.
   

   Для издания приказа достаточно лишь заполнить и подписать унифицированную форму Т-1

5. Знакомство сотрудника с распорядительным документом — обязательный этап, предусмотренный той же 68-й статьёй ТК РФ. Предъявить сотруднику документ для ознакомления отдел кадров должен в трёхдневный срок с даты начала его труда на предприятии. На приказе сотрудник также собственноручно ставит письменную отметку об ознакомлении.
6. Заполнение анкеты, автобиографии, карточки Т-2, личного листка по учёту кадров — дополнительный этап процедуры приёма. Каждая организация вправе разработать собственные анкетные документы для вновь принимаемых сотрудников. Кроме того, на каждого работника в организации ведутся карточки формы Т-2.
   

   Карточка формы Т-2 — документ, содержащий основные личные и профессиональные сведения о сотруднике

7. Внесение записи о приёме в трудовую книжку сотрудника — одна из важнейших обязанностей нанимателя. Запись вносится по правилам, установленным Постановлением №225 от 16.04.2003.
   

   Перед внесением записи о приёме необходимо написать полное официальное наименование организации-нанимателя

Тонкости оформления приёма в особенных ситуациях

Сталкиваясь с необходимостью документально оформить приём сотрудника, многие наниматели испытывают затруднения в следующих ситуациях:

1. Трудоустройство на неполное трудовое время (день или неделю). Документальное оформление в таком случае формально ничем не отличается. Лишь в трудовом соглашении и приказе необходимо отметить эту особенность.
2. Трудоустройство к ИП или в ООО. Процедура приёма к нанимателям различных организационно-правовых форм абсолютно идентична.
3. Трудоустройство студентов. Как правило, они устраиваются работать на неполное трудовое время. Если кандидат-студент достиг совершеннолетия, то его приём следует производить по правилам, описанным в п.1.
4. Трудоустройство бывших государственных служащих. Если такой гражданин в течение двухлетнего срока устраивается на работу в компанию, которой ранее непосредственно или опосредованно управлял, он сам и/или наниматель должны об этом сообщить бывшему работодателю (ст. 64.1 ТК РФ).

Видео: документальное оформление приёма сотрудника

Приём сотрудника — юридически важная процедура, подробно отрегулированная законом о труде. Нанимателю важно знать последовательность совершения действий и их форму для того, чтобы работник усвоил все существующие в компании правила, условия, гарантии. Другими словами, соблюдение правил оформления приёма призвано обезопасить компанию от беспочвенных претензий со стороны коллектива, а также от обоснованных предписаний уполномоченных государственных органов.

• Автор: Ольга Бурачëнок
• Распечатать

Я имею высшее юридическое образование, опыт работы в суде, банке, на предприятии. Несмотря на то, что основная моя специализация - это уголовное право и процесс, вся моя профессиональная деятельность связана с хозяйственным правом, начиная от кадровых вопросов и заканчивая проблемами кредитования. Долгое время я занималась написанием обзоров зарубежных и отечественных СМИ по бизнес-тематике.

Оцените статью:

1. 5
2. 4
3. 3
4. 2
5. 1

(1 голос, среднее: 4 из 5)

Поделитесь с друзьями!