Штатное расписание — помощник в управлении персоналом

Штатное расписание (ШР) — важный элемент внутренней документации фирмы. Для предпринимателя такой документ может быть неоценимым помощником для формирования кадровой политики и защиты от излишних придирок проверяющих инстанций. Сотруднику изучение ШР пригодится в случае увольнения в связи с сокращением штата, а также в иных ситуациях, когда требуется четко определить перечень, возложенных на него трудовых обязанностей.

Что такое штатное расписание

В каждой организации создаётся множество внутренних документов разной целевой направленности — от приказов до правил внутреннего распорядка. Значительная их часть относится к кадровым вопросам и вопросам оплаты труда.

Среди этих документов особое место занимает штатное расписание.

Понятие и значение штатного расписания

Понятие «штатное расписание» в законодательстве отсутствует.

Формулировка целевого назначения ШР, которую можно приравнять к определению этого документа, дана Госкомстатом при введении рекомендуемой формы Т-3 в соответствующем Постановлении.

Штатное расписание (форма N Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с её Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

В Трудовом кодексе (ст. 75, п. 2 ч. 1 ст. 81, статьи 82, 178, 179, 180, 292, 296, 318, 341) законодатель часто пользуется термином «штат». Он употребляется фактически как синоним термина «численность персонала», в частности, при отражении порядка сокращения численности сотрудников компании. При такой трактовке терминологии расписание мы можем определять как список должностей, установленный в компании, где указана численность сотрудников по каждой должности.

Для чего нужно штатное расписание и обязательно ли оно для ООО и ИП

Для предпринимателей значение ШР состоит в фиксации потребности конкретного бизнеса в трудовых ресурсах с учётом финансовых возможностей выделения средств на оплату персоналу за выполненную работу.

Из грамотно составленного штатного расписания вы можете видеть, сколько единиц персонала способны обеспечить нормальную деятельность компании и как много денежных средств потребуется на содержание персонала.

Роструд (Письма №ПГ/13229–6-1 от 21.01.2014 и № ПГ/409–6-1 от 23.01.2013) считает ШР локальным нормативным актом компании. По мнению ведомства, нельзя принимать человека на должность, которой нет в расписании.

Роструд считает, что работника можно принимать в компанию при наличии соответствующей должности в штатном расписании

В Трудовом кодексе расписание упоминают только при определении понятия трудовой функции в статье 57. Под ней понимают определённый вид работы, которую поручено выполнять сотруднику. А вот описана эта функция может быть либо перечислением выполняемых работником трудовых операций, либо указанием названия должности, профессии, указанной в штатном расписании.

Если в трудовом договоре указана должность работника, то у этого работодателя штатное расписание должно быть, независимо от того, является ли работодатель ООО или ИП. Но если все трудовые контракты в компании или у ИП содержат описание трудовых функций (т. е. определённых видов работ, которые должен выполнять сотрудник), то здесь наличие штатного расписания ничем не обосновано.

В целом обязательность ШР не зафиксирована законодательством, но для некоторых видов некоммерческих организаций такое расписание обязательно по закону. Например, это относится к автономным учреждениям, где руководитель обязан его утвердить (п. 2 ст. 13 Федерального закона № 174-ФЗ от 03.11.2006).

Для частного бизнеса (ООО и ИП) такая обязанность законодательно не установлена. Например, в законе об ООО № 14-ФЗ от 08.02.1998 ни разу не упоминается штат или штатное расписание.

В этом законе к трудовым функциям сотрудников относится только термин «должность» (пп. 3 п. 3 ст. 40 закона 14-ФЗ 08.02.1998). Обосновывает ли это необходимость составления в ООО штатного расписания? Ответить можно отрицательно, ведь целью Закона об ООО не является трактовка норм трудового права (п. 1 ст. 1 закона 14-ФЗ 08.02.1998).

Наконец, в законодательстве нигде не зафиксировано, что невозможно проводить сокращение численности компании, если в компании нет штатного расписания.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Законом не предусмотрено обязательное составление этого документа. Однако в ст. 57 ТК РФ законодатель трактует трудовую функцию как работу по должности именно из штатного рас­пи­са­ни­я.

Инспекторам на­ло­го­вой и тру­до­вой ин­спек­ций, Пенсионного фонда и ФСС ведомственные инструкции пред­пи­сывают за­пра­ши­вать штатное расписание при проведении проверок, и инспектора следуют инструкциям. Они проводят со­по­став­ление данных из расписания с данными об оплате труда, записанными в тру­до­вых до­го­во­рах, с начислениями оплаты в расчётных лист­ках. Предполагается использования расписания для проверки обоснованности при­ме­не­ния на­ло­го­вых льгот и даже для доказывания наличия «серых» зарплат.

Теоретически решение инспекции о наложении штрафа из-за отсутствия ШР можно оспорить в суде. Однако для предотвращения возникновения конфликтных ситуаций с проверяющими инстанциями наличие штатного расписания будет дополнительной подстраховкой для работодателя. Письмо Роструда от 21 января 2014 г. № ПГ/13229–6-1 предупреждает, что оформление работников на должности, которых нет в штатном расписании, может спровоцировать привлечение работодателя к административной ответственности.

Инспекторы настойчиво приравнивают отсутствие расписания к нарушению трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ), за которое можно оштрафовать и руководителя фирмы (штраф составляет 1–5 тысяч рублей), и компанию как юридическое лицо (сумма штрафа до 50 тысяч рублей).

Подобной позиции зачастую придерживаются и судьи. Они считают штатное расписание значимым документом для подтверждения реального значения оклада сотрудника.

ШР нередко используют для проверки правильности начисления социальных взносови налогов с ФОТ

Кто разрабатывает и утверждает ШР

Рассмотрим, кто участвует в создании штатного расписания.

Кто занимается составлением

Исторически в соответствии с квалификационным справочником составление таких документов входило в должностные обязанности экономиста из отдела организации и оплаты труда (Постановление Минтруда РФ № 37 от 21.08.1998 г.). Но мы уже выяснили, что в современных коммерческих компаниях состав и наименования должностей определяет руководство компании и такой должности зачастую просто нет. Особенно это относится к мелкому бизнесу. На практике составлением чаще всего занимаются специалисты кадровой службы компании, реже — бухгалтеры или юристы. Современное законодательство чётко не определяет, кто обязан заниматься составлением этого документа.

В небольшой фирме составлением расписания может заниматься непосредственно директор или любой сотрудник, который уполномачивается приказом директора на выполнение данной работы. Для него эта обязанность также может быть отражена в должностной инструкции или в трудовом договоре в качестве одной из его трудовых функций.

В крупной компании при разработке проекта организации бизнеса, заказанного специализированной фирме, она, исходя из предложенных направлений оптимизации бизнес-процессов, составляет проект штатного расписания.

Как и кем утверждается

Необходимо провести утверждение проекта, предварительно проведя его согласование с тем кругом сотрудников, кто визирует такой проект в соответствии с внутренней инструкцией по делопроизводству. Такое согласование вряд ли потребуется для малого бизнеса, где весь кадровый состав не превышает 15–20 человек.

Затем форму подписывают два ответственных лица: руководитель ООО или ИП и главный бухгалтер.

Утверждение производится приказом ИП или директора ООО. Такой приказ относится к приказам по основной деятельности, но в него обычно не включают констатирующую часть, то есть приказ начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ» и дополнительных обоснований или пояснений обычно не нужно. Хотя руководитель может и указать причины утверждения такого документа.

В приказе, кроме даты составления, указывают дату, с которой будет действовать утверждаемая форма, и она должна быть не раньше утверждения расписания.

Форму такого приказа можно скачать здесь.

По какой форме составлять штатное расписание — унифицированная или своя

Обычно используют унифицированную форму № Т-3 (Постановление Госкомстата №1 от 5 января 2004 года). Эта форма не утверждена как обязательная и считается рекомендованной Госкомстатом, поэтому в конкретной компании можно составить и свою форму.

На наш взгляд, лучше брать за основу форму № Т-3, структура которой содержит все основные реквизиты. Затем её можно адаптировать под нужды компании, уточняя названия столбцов табличной части, добавляя или удаляя что-то по своему усмотрению. Допустим, в вашей фирме не применяют надбавки. Тогда разумно будет вычеркнуть эту графу.

Вы можете использовать рекомендованную форму № Т-3 штатного расписания (скачать форму).

Отказавшись от применения формы Т-3 и перейдя к использованию своей формы, вы не нарушите нормы трудового законодательства

Как грамотно заполнить ШР

Порядок правильного заполнения формы штатного расписания покажем на примере формы Т-3.

Структура формы и порядок заполнения

1. Начнём с заполнения заголовочной части ШР:
   • В строке «наименование организации» нужно отразить название компании в точном соответствии с названием в учредительных документах. Если у компании есть сокращённое название, его указывают в скобках после полного наименования.
   • Далее указываем номер и дату приказа, издаваемого для утверждения заполняемого документа.
     

     Пример заполнения заголовочной части ШР

2. Перейдём к заполнению табличной части, содержащей 10 граф:

   • В графе 1 записывают наименования всех структурных подразделений компании (например, отделов, цехов, участков, управлений, департаментов). Все наименования указываем без сокращений. Желательно, чтобы они выбирались из утверждённого работодателем классификатора подразделений.

     Если в фирме нет такого классификатора, подразделения можно указать в алфавитном порядке следования наименований.

     Особое внимание следует обращать на внесение наименований для подразделений, работа в которых позволяет получать льготы, установленных законодательством. Здесь название и код (графа 2) должны полностью совпадать с названием и кодом из отраслевого классификатора вредных производств.

   • В графе 2 коды подразделений заполняют на основании классификатора подразделений компании, а если он отсутствует, коды присваивают, например, в алфавитном порядке.

   • В графу 3 вносят название должности или специальности без сокращения наименований: для служащих указывают должности, а для рабочих — специальности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ). В перечне должностей конкретного подразделения должны быть все должности — от руководителя подразделения до вспомогательного персонала. Наименования должностей и профессий, по которым законодательно предусмотрены льготы, должны быть взяты из квалификационных справочников (ст. 57 ТК РФ) или из правовых актов, на основании которых предоставляются льготы. Названия остальных позиций ШР наниматель может установить сам.

   • В графе 4 отражают число штатных единиц. Если должностные обязанности предусмотрено выполнять по совместительству — количество единиц записывают не в целых числах (например, 0,5; 2,75 и т. д.).

   • В графу 5 заносят количественное выражение уровня оплаты в месяц: оклад, месячную тарифную ставку и т. п. Способ отражения уровня оплаты определённой должности или профессии исходит из оплаты труда. При современном разнообразии устанавливаемых работодателем способов начисления оплаты это могут быть оклады или тарифы в рублях, конкретный процент от прибыли компании или установленный для названной профессии коэффициент участия в объёмах работ подразделения, бригады, филиала.
     

     Наименования всех должностей и профессий в ШРустанавливаются работодателем

     От указания оклада в иностранной валюте, например, в долларах, разумнее отказаться. Суд здесь может усмотреть нарушение.

     В Трудовом кодексе не содержится запрещения устанавливать начисление повременной оплаты в валюте. Однако ч. 1 ст. 131 ТК РФ обязывает выплачивать заработную плату исключительно в рублях. При этом частью 3 статьи 129 ТК РФ устанавливает, что оклад должен быть фиксированный вне зависимости от периода начисления. А сумма оклада, начисляемого в валюте, рассчитывается исходя из текущего курса валюты. Любое снижение курса валюты приведёт к тому, что начисленный оклад за конкретный месяц будет ниже оклада того же работника за предыдущий месяц. По мнению суда, это будет являться доказательством снижения уровня оплаты труда такого сотрудника. Поэтому здесь лучше разделить оплату на повременную оплату в рублях (пусть это будет даже минимальный размер оплаты), а остальную часть оплаты в валюте утвердить как ежемесячное премиальное начисление.

   • В графах 6–8 отражают стимулирующие и компенсационные надбавки как установленные законом, так и введённые работодателем, Это может быть, например, надбавка за стаж работы, за наличие второго образования или за наличие учёной степени. Если в компании надбавки не предусмотрены, эти графы можно либо не заполнять, либо удалить из формы.

     Если у вас надбавки устанавливаются не только в рублях, но и в процентах, то можно указывать значение надбавок в процентах.

     Если размер надбавки не является постоянным, то в графе 10 можно записать пояснение с указанием внутреннего документа, устанавливающего расчёт уровня надбавки.

   • В графе 9 должна быть отражена общая сумма значений граф 5–8, умноженная на число штатных единиц (графа 4). Иногда произвести такой расчёт невозможно. Например, если в некоторых графах используют проценты или коэффициенты, причём рассчитываемые не от оклада, а по другим основаниям. И также невозможен подсчёт итога если оплата труда сдельная.

   • Заполнение примечаний в графе 10 делают в случае необходимости уточнения порядка оформления значения отдельной графы для текущей строки.
   • После заполнения строк табличной части заполняется строка «Итого». В ней следует отразить суммы итогов по штатным единицам (графа 4) и по оплате всего (графа 9). Однако если невозможно подвести итог по графе 9 (например, сдельная оплата), может быть определён только итог по числу графе 4.
3. После завершения заполнения табличной части, штатное расписание подписывают директор и главный бухгалтер. Заверять печатью документ не обязательно, в законе такого требования нет.

   Если в рас­пи­са­нии несколько листов, его прошивают и листы пронумеровывают.

Здесь вы можете скачать образец заполнения формы Т-3.

Периодичность составления

Законодательство не регламентирует, насколько часто нужно составлять штатное расписание. Для ИП и коммерческих компаний этот вопрос остаётся на усмотрение руководителя. Имеют значение и такие факторы, как уровень текучести кадров или частота изменений ассортимента продукции, услуг.

Если специфика работы компании требует постоянного изменения организационной и кадровой структуры, целесообразно составлять расписание ежемесячно. Однако, действующая практика показывает, что разумным периодом действия штатного расписания можно считать год или полгода.

Для тех фирм, которые ориентируются на стабильную многолетнюю деятельность без изменения кадрового состава, необязательно указывать срок действия документа. Можно ограничиться датой ввода, а новую версию расписания составлять, если возникнет потребность, например, в изменении масштабов деятельности фирмы.

Но такой уровень структурной стабильности не характерен для современной специфики менеджмента и экономики, когда рыночные условия заставляют регулярно вносить те или иные изменения в организацию бизнеса.

Как внести изменение

Отметим, что изменять штатное расписание — право каждого работодателя. Когда работник обращается в суд с целью обжаловать увольнение, суды не требуют обоснования причин изменения штатного расписания, на основании которого произвели сокращение должности уволенного сотрудника.

Внесение изменений оформляется изданием приказа (скачать форму).

Образец приказа об изменении штатного расписания

Отметим случай, когда при внесении изменений меняется название занятой конкретным сотрудником должности.

Такому сотруднику нужно предложить дать письменное согласие с таким изменением и затем это изменение внести в трудовой договор сотрудника.

Если изменится и оклад действующего сотрудника, его следует уведомить за два месяца до издания приказа.

С каждым таким сотрудником заключается дополнительное соглашение, где фиксируется не только изменение размера оклада, но и причина изменения (ст. 22 ТК РФ и 132 ТК РФ). Поясним, почему это важно. Уровень оплаты труда сотрудника зависит от его квалификации, уровня сложности работы, которую он обязан выполнять, от количества и качества затрачиваемого на эту работу труда. И изменением именно этих факторов нужно обосновать изменение оклада.

Причину изменения оклада нужно указывать не только при его снижении, но и при увеличении. Иначе работник может потребовать доплату за период работы до внесения изменений. Он может обосновать своё требование тем, что в этот период он выполнял те же трудовые функции, но за меньшие деньги.

Видео: нюансы работы со штатным расписанием

Чем штатное расписание помогает работодателю

Штатное расписание прежде всего полезно для обоснования законности увольнения в связи с сокращением персонала, если уволенные обратятся в суд.

Если в компании нет ШР, нельзя доказать обоснованность увольнения. И также сложно доказать суду отсутствие подходящих вакансий, которые можно было бы предложить тем, чьи должности были сокращены. А ведь предложение другого возможного рабочего места — обязанность работодателя (ст. 179 ТК РФ).

Если за два месяца до уволь­не­ния сотрудника не был издан приказ об изменениях в штатном расписании, отражающих сокращение штата, суд может принять решение о вос­ста­но­влении уволенного работника в должности с выпла­той ему оплаты за период вы­нуж­ден­но­го про­гула (то есть со дня увольнения до дня принятия решения суда).

Расписание поможет и при обосновании отказа в приёме на работу — должности, на которую претендует кандидат просто нет.

Как получить выписку из штатного расписания, зачем это нужно

Потребность в выписке может возникнуть у работника фирмы. Право на её получение сотруднику предоставляет статья 62 ТК РФ. Она обязывает работодателей предоставлять работникам копии любых документов, связанных с работой.

Для получения выписки сотрудник пишет заявление. Выписку, заверенную надлежащим образом, он имеет право получить без оплаты не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Выписка содержит информацию только по должности обратившегося работника. Размеры оплаты труда иных работников указывать в ней не допускается. Такой запрет предусмотрен статьёй 88 ТК РФ, которая защищает личные данные сотрудников от разглашения.

Выписка может также понадобиться бывшему сотруднику при обращении в суд для обжалования увольнения по сокращению штатов. В этом случае обычно поступает запрос из суда. Выписку могут запросить проверяющие инстанции, например, Пенсионный фонд, трудовая инспекция.

Выписка должна быть точным воспроизведением той части штатного расписания, которая касается заинтересованного лица или лиц, указанных в запросе проверяющей организации.

Поскольку нет нормативных актов, которые регулируют порядок оформления такой выписки, при её подготовке нужно учитывать общие нормы для ведения документов первичного учёта в организации, включающие понятие «выписка из документа», а также стандарты её оформления и заверения, например, ГОСТ Р 6.30–2003 и ГОСТ Р 7.08–2013.

Выписка может быть изготовлена на фирменном бланке организации.

Пример заполненной выписки из штатного расписания

В утверждённом штатном расписании, составленном по форме № Т-3 или по собственной форме предприятия, достаточно удалить из табличной части строки, не относящиеся к запрашиваемым должностям, и распечатать полученный в итоге документ.

Нестандартные ситуации — ищем выход

Рассмотрим особенности работы со штатным расписанием в сложных ситуациях.

Вводим временную должность на срок меньше года

В работе фирмы может возникнуть ситуация, когда должность нужна на срок меньше года.

В рассматриваемом случае приказом руководителя предприятия при внесении такой должности в табличную часть штатного расписания указывают дату окончания действия должности. Это может быть отражено в графе «Примечание» или используемую в фирме форму можно дополнить графой «Количество месяцев действия».

Ненормированный рабочий день в штатном расписании — обязателен ли в трудовом договоре

Ненормированный рабочий день — особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днём устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учётом мнения представительного органа работников.

Важно учитывать, что если должность входит в перечень работ, для которых допускается ненормированный рабочий день, то не обязательно для каждого сотрудника, принятого на такую должность, устанавливать режим ненормированного рабочего дня.

Если предполагается, что у работника будет режим ненормированного рабочего дня, то это условие следует закрепить именно в трудовом договоре (абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, на одну и ту же должность один специалист может быть принят на ненормированный рабочий день с обязательным отражением такого режима в трудовом договоре, а другому работнику такое условие может быть не установлено.

Ненормированный рабочий день можно устанавливать только некоторым сотрудникам, но этот момент необходимо отразить в трудовом договоре

Уволенный работник восстановлен на службе, но его должность уже исключили из ШР

Работодателю придётся в трудовом договоре лица, восстановленного по решению суда, указать прежнее название должности, поскольку такое название указано в решении суда.

При заключении трудового договора с восстановленным сотрудником работодателю придётся обратить внимание и на содержание штатного расписания.

Трудовая инспекция придерживается мнения, что названия должностей в трудовых договорах (в том числе и в новом договоре восстановленного сотрудника) должны строго совпадать с названиями в штатном расписании компании. Поэтому, если при очередной проверке ШР должности восстановленного работника там не обнаружится, может быть наложен на работодателя штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

При восстановлении сотрудника работодатель обязан либо сделать приказ о внесении в штатное расписание компании прежней должности этого работника, либо создать новое расписание, содержащее такую должность.

Если вместо уволенного сотрудника для выполнения его функций было принято другое лицо (даже не совсем с таким названием должности), после восстановления уволенного лица работодатель может уволить того, кто был принят на его место. Увольнение можно обосновать «обстоятельствами, не зависящими от воли сторон», поименованными в п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Руководителям, кадровым и бухгалтерским работникам необходимо знать особенности составления и утверждения штатного расписания. При грамотном учёте нюансов ведения ШР предприниматель может избежать многих проблем при общении с проверяющими органами.