Как регистрируется кассовый аппарат и перерегистрируется ККМ?

Если при предоставлении услуг, осуществлении работ и реализации товаров предприниматель получает оплату наличкой (а не на расчётный счёт), то ему надо поставить на учёт кассовое оборудование. О том, как зарегистрировать кассовый аппарат, подробно говорится в этой статье.

В каком месте надо регистрировать кассовое оборудование?

Для того чтобы поставить кассу на учёт, ИП должен посетить налоговую службу по месту регистрации.

Для юридического лица (ООО) таким налоговым органом является инспекция, которая находится в районе нахождения организации.

Если же ООО обладает несколькими обособленными предприятиями, в которых работают контрольные кассовые машины (ККМ), то постановка на учёт этой техники обязательна. В этом случае регистрацию кассы надо пройти в налоговом органе, который находится по месту регистрации обособленных филиалов компании.

Так, если общество с ограниченной ответственностью (ООО) обладает несколькими павильонами, которые расположены в разных регионах РФ, то регистрацию кассы надо проходить в налоговой, находящейся в каждой из этих областей.
В то же время регистрация ИП происходит в налоговой инспекции по месту прописки. В том же органе осуществляется оформление этой техники.

Если предприниматель или организация не зарегистрировали своё оборудование, то инспекция выпишет им штрафы.

Документы для постановки на учёт кассового оборудования

ИП надо предоставить не только заявление, но и следующий пакет документов:

• паспорт кассовой техники (который ИП должен был получить в момент покупки ККМ);
• договор о гарантийном обслуживании кассы.

Договор о техобслуживании ИП должен заключить или с самим продавцом кассы или с центром гарантийного обслуживания, уполномоченным изготовителем этой техники.

Оригиналы этих документов нужно предъявить налоговикам. В том случае, если налогоплательщик не представил их, в регистрации кассового оборудования будет отказано.

Если документы поданы представителем, то при подтверждении полномочий надо показать налоговому инспектору доверенность.

Процедура регистрации кассового оборудования

Кассу регистрируют в период, который составляет 5 рабочих дней, с момента поступления в налоговый орган документов от ИП. При получении необходимой документации налоговики обязаны сразу сообщить об этом предпринимателю.

При этом если инспекция обнаружит недостатки в поданных на регистрацию документов (в частности, предоставление  не всех документов или неправильно составлено заявление), то ИП должен устранить их на протяжении 1 рабочего дня после получения письма с уведомлением. Если он не успевает, то налоговая не регистрирует ККМ.

Осмотр оборудования

Перед началом оформления ККМ, сотрудники налоговой службы делают осмотр кассы. До проведения осмотра налоговики согласовывают с ИП конкретное время проверки этого аппарата.

Если ИП своевременно не явился на осмотр техники, то в регистрации будет отказано. Также осмотр ККМ осуществляется вместе с представителем поставщика.

Регистрация ККМ

Если по итогам проведённого осмотра претензий к кассовой технике и к предъявленным документам у налоговых инспекторов не имеется, то оформление этого устройства происходит при внесении данных в книгу учёта ККМ, которую ведёт налоговая служба.

В предъявленном ИП паспорте этого оборудования налоговики делают отметку о его регистрации. После этого ИП получает талон учёта, карту регистрации ККМ и документы, которые он подавал на регистрацию (заявление, паспорт кассы и др.).

Также сотрудники налоговой службы заверяют предъявленный ИП журнал кассира.

На данный момент регистрация оборудования кассы является бесплатной.

Снятие устройства с учёта

Если ИП положил кассовое оборудование на полку и не пользуется им, то его надо снять с учёта.

Снятие с учёта этой техники происходит в следующих случаях:

• если ИП меняет старую кассу на новый;
• если срок применения ККМ подошёл к концу (ККМ удалено из реестра РФ);
• если случилась смена обладателя этой техники при продаже и др;
• если ООО или ИП закрылись, однако, оборудование кассы ещё присутствует в реестре РФ.

Документы для снятия с учёта кассы

При снятии кассового оборудования с учёта ИП должен предъявить налоговикам такие документы, как:

• заявление по установленному образцу на снятие кассы с учёта;
• паспорт на эту технику;
• карточку регистрации этой техники;
• журнал кассира, работающего в операционном зале (форма № КМ-4);
• для предпринимателя-книгу, в которой ведётся учёт расходов и доходов;
• для ООО —кассовую книгу;
• отчёт, в котором отражена фискальная память кассы (крайний чек, пробитый по кассе);
• акт (форме № КМ-2) от Центра гарантийного обслуживания.

Перечень документов может меняться в связи с появлением новых вопросов у налоговиков. В этом случае налогоплательщику надо поподробней узнать его в налоговом органе по месту постановки на учёт кассовой техники.

При снятии кассы с учёта налоговик делает сверку сведений между собой, взятых из отчётов фискальной памяти и из журнала кассира, работающего в операционном зале. В этом случае в помещении должен находится механик. ИП должен заранее предупредить механика о проверке, чтобы тот был свободен и смог прийти в налоговую.

После того как налоговик проверил кассовый аппарат, механик может закрыть блок фискальной памяти. С этого момента касса больше не будет печатать чеки.

Налоговик возвращает предпринимателю обратно блок фискальной памяти. Он должен быть у ИП на протяжении 5 лет.

Перерегистрация кассового оборудования

На данный момент существует несколько ситуаций, при которых необходима повторная регистрация-перерегистрация ККМ. Список таких ситуаций зафиксирован в письме ФНС от 15 июня 2006 г.

ИП должен провести перерегистрацию ККМ в следующих ситуациях:

• когда меняется наименование организации;
• когда ИП меняет свою фамилию, имя или отчество;
• при смене местонахождения ККМ, в котором эта техника была установлено;
• когда происходит реорганизация ООО;
• когда физлицо повторно регистрируется в качестве ИП;
• когда осуществляется постановка на учёт компании ИП, который регистрировал оборудование кассы.

Повторная регистрация ККМ - это процедура, во время которой в регистрационную карточку кассовой техники вносятся определённые корректировки.

Налоговая проводит повторное оформление оборудования кассы в период, равный 5 рабочим дням. За это время ИП должен написать заявление на перерегистрацию и подать его вместе с паспортом и картой регистрации кассы в инспекцию.

Если ООО или ИП нарушили порядок постановки на учёт или перерегистрации кассовой техники, то налоговый орган оштрафует их по ст. 14 КоАП РФ.

Размер штрафа для ИП равен 3-4000 р., а для ООО - 30-40 000 р.

Скачать бланк заявления о регистрации кассового аппарата в формате Excel

Скачать пример заполнения заявления о регистрации кассового аппарата в формате pdf