Особенности ведения кассовой книги индивидуальным предпринимателем

Достаточно большое количество ИП всё чаще пользуются безналичным расчетом и уделяют меньше внимания осуществлению выплат наличными средствами, что приводит к необходимости ведения специального учёта.

Еще с весны 2014г.,  согласно указанию Банка РФ кассовый журнал необходимо вести исключительно тем предпринимателям, которые осуществляют расчет со своими сотрудниками наличными, то есть непосредственно через кассу и операциониста. Не все ИП выплачивают заработную плату, используя банковские карты, поэтому каждый такой ИП обязательно  должен знать все, что касается ведения такого важного документа как кассовая книга.  Главное – это грамотно и правильно вести кассовые книжки в 2019 г., обязательно зная все тонкости их заполнения.

Что представляет собой кассовый журнал

Важным моментом в ведении бухгалтерского учёта ИП в 2019г. является правильное и грамотное оформление – то есть суть и форма.  При проведении проверки государственные органы контроля, в первую очередь, будут проверять именно данный документ. Неправильное ведение или отсутствие книги грозит немалыми штрафами. А вот за неведение или отсутствие кассовой книги, когда выплата зарплаты производится на банковские карты, ИП в 2019г. не несет никакой юридической ответственности. Однако, в том случае, если предприниматель ведет учетный кассовый журнал, он в обязательном порядке должен заполнять его в соответствии с установленным образцом и существующими требованиями действующего законодательства. От операциониста важно получать достоверную и своевременную информацию в определённых документах.

Порядок ведения

Вести кассовую книжку необходимо с начала каждого календарного года, где на титульном листе необходимо  указать срок ее действия. В том случае, если одной книжки не хватает на определенный период (календарный год), нужно завести или скачать еще один образец. Можно в форме excel,, где продолжать записывать все приходы-расходы в хронологической последовательности.

Необходимо обратить особое внимание! На втором экземпляре книги также нужно написать дату начала и окончания  ее ведения. Благодаря этому  ни сам индивидуальный предприниматель, ни проверяющий не смогут запутаться в последовательности заполнения данных кассовых журналов.

Сейчас ИП покупают уже готовые отпечатанные кассовые книжки образца формы excel, которые не надо чертить на специальные столбцы – то есть готовый бланк. Кроме того, образец книг можно скачать бесплатно на нашем сайте и, в дальнейшем, вести основываясь на установленных правилах.

Основные правила заполнения кассовой книги 2019

Важным моментом считается не только правильное заполнение самой кассовой книги. Титульный лист у кассовой книги (бланк форма) должен иметь все необходимые, установленные на законодательном уровне, данные (пример правильного заполнения можно скачать):

•     название предприятия (организации);
•     ФИО ИП;
•     ОКПО;
•     период ведения книги;
•     если это подразделение, то надо указать его название.

В кассовую книжку необходимо вносить записи всех операций (расхода/прихода), которые осуществлялись в период всего рабочего времени. Движение средств за 24 часа фиксируются на одной странице журнала. В конце рабочего дня обязательно подсчитываются финансы, что были получены и потрачены, а также выводится остаток финансов, которые переходят на следующий рабочий день. Записи,  сделанные в кассовой документации необходимо подтверждать отчетом того лица, который непосредственно отвечает за прием и выдачу денег из кассы.

Кассовая книга, каждый её листок, состоит из 2 частей:

•         первая, где содержатся все данные о выполненных операциях с финансами предпринимателя;
•         вторая – отчет кассира-операциониста (ответственного лица) за приход/расход финансовых средств в кассе.

Чтобы заполнить бланк в  книжке быстрее, следует согнуть листок по  специальной линии разрыва и, используя копировальную бумагу, заполнять  листы журнала одновременно. Вкладной листок здесь ведется исключительно шариковой ручкой, где на отрывной его части запись будет копироваться. После чего по специальной линии листок отрезается и подшивается, а первичный образец прикладывается к отчету операциониста (кассира). Кассовую книгу еще можно заполнять на компьютере в форме excel – готовый бланк.

Каким образом необходимо заполнять книгу в 2019 году:

•     вверху страницы надо ввести номера страниц и полную дату;
•    в колонке "Остаток в конце дня" записывается точная сумма,  которая перешла с предыдущего, по данным операциониста;
•     в колонке «Номер документа» ввести номер ордера;
•       далее записываются все данные лица, от которого были непосредственно получены (выданы)  средства из кассы. Если это юрлицо, то указывается его название, а если физическое лицо, то ФИО;
•     в колонку «Приход» и «Расход» от операциониста осуществляется запись относительно количества денег в рублях, что были внесены или расходованы за данный рабочий день;
•       вся информация о движениях средств, указанных в вышестоящих строках фиксируются в колонке «Перенос»;
•     вести учёт движения валюты за день необходимо в колонке «Итог за день»;
•     в колонке «Остаток в конце дня» фиксируется сумма, в которую включается остаток на начало дня + приход за день и –  все выданные средства.

Обратите внимание! Общая сумма денег, которые непосредственно указаны в книжке, должна точно соответствовать  остатку наличных денег, что имеются в кассе!

В строках формы, которые не заполняются, должен быть проставлен значок Z. В конце каждой заполненной страницы обязательно  ставится подпись  кассира-операциониста и бухгалтера.  Если же на протяжении всего дня у ИП не было финансовых движений, то  остаток в журнал  записывается без изменений. Образец заполнения нового бланка кассовых журналов можно посмотреть или скачать бесплатно в форме excel.

Исправление допущенных ошибок при заполнении

Отвечает за ведение кассовой документации, как правило, кассир-операционист, который составляет первичные документы (приход-расход) и передает остаток денег бухгалтеру (если существует эта должность) либо же ИП, то есть непосредственному руководителю. Довольно часто, по ошибке, операционист (кассир) может внести в бланк книги неправильные данные, но это можно исправить. Категорически нельзя исправлять любые допущенные помарки или ошибки в кассовой книге, вырезать листы, применять лезвие или штрих! Допускается аккуратное перечеркивание неверных сведений, после чего разрешается рядом указать правильные данные. Возле каждой помарки должно стоять 2 подписи: бухгалтера (или же самого ИП) и кассира. Если титульный лист книги содержит какие-либо неточности или ошибки, для их исправлений следует применять указанные выше стандарты. Сроки хранения образца excel кассового журнала должны определяться непосредственно самим предпринимателем, что отражается в соответствующем приказе.

Скачать бланк кассовой книги формы КО-4 в формате excel

Скачать образец заполнения кассовой книги формы КО-4 в формате Excel