Кассовый ордер: необходимость его наличия и правильность заполнения для РФ
Ведение любого рода операций с денежными средствами 2017 г. в наличной форме требует неукоснительного соблюдения установленной на законодательном уровне расчётно-кассовой дисциплины, относительно правильного заполнения первичных документов (кассовых). О том, что это такое и каким образом нужно правильно заполнять кассовый ордер, расскажет данная статья.
Содержание
Осуществление операций
Кассовый ордер представлен в виде документа, согласно которому оформляется операция по выдаче/приёму денег. Они выдаются из кассы исключительно на основании предъявления такого документа, как кассовый ордер (расчётный) или же другого документа. Деньги должны быть приняты только на основании выписанного бланка приходного ордера.
Порядок выполнения кассовых операций на территории России чётко регламентирован постановлением Центробанка РФ. Оно считается обязательным для выполнения всеми хозяйствующими субъектами. ИП обязаны осуществлять хранение принадлежащих им денежных средств на открытых в банках счетах. Осуществление платежей в безналичной форме осуществляется непосредственно через банки. При желании вести расчёт наличными средствами предприниматель обязан обустроить кассу и оформить кассовую книгу. Выполнять приём денежных средств от физических лиц допускается исключительно с использованием специальной техники, расчётно-кассовой и ПКО. Всем субъектам хозяйствования разрешается иметь лишь определённое количество финансовых средств в кассе.
Наличные деньги могут поступить в кассу ИП в следующих случаях:
- в результате продажи различного рода имущества или же имущественных прав;
- в качестве выручки от продаж;
- в связи с возвратом полученных займов или же возмещением ущерба;
- со счетов в обслуживающих банках;
- в результате взаимоотношений с подотчётными лицами.
Оформление операций по получению наличности
Приём средств в наличной форме следует оформлять соответствующим первичным бухгалтерским документом, таким как приходный кассовый ордер (ПКО) форма КО-1. Отрывная часть(квитанция) должна быть подписана со стороны главного бухгалтера, а также работника кассы, после чего выдана лицу, которое внесло деньги.
В случае выдачи денег, это действие должно оформляться при помощи такого документа, как расходный кассовый ордер. Отличительной особенностью оформления такого ордера является обязательство наличия подписей предпринимателя (директора) и бухгалтера. Кассовый ордер позволяет фиксировать любые движения наличных средств.
Выдача денежных средств и порядок оформления
Такого рода процедура проводится исключительно при наличии расходного ордера, который оформляется как бланк – «КО-2». Считается единой для всех субъектов хозяйствования, которые имеют возможность работы с наличными деньгами. Исключением считается только кредитные учреждения. Данное требование содержится в порядке, принятом в 1993г. СД ЦБ России, согласно которому осуществляется контроль за ведением операций.Бланки ордера считаются документами, так называемой строгой отчетности. Заполнять их можно при помощи компьютерной программы или же с помощью шариковой ручки. Образец заполнения можно посмотреть либо скачать с этого сайта. Новый бланк приходного ордера можно заполнять от руки либо в интернете (в режиме онлайн). Большинство предпринимателей используют новейшие средства автоматизации, где уже готов пример заполнения и сам образец новой формы приходника. Эта программа способна вести учет движений средств в кассе, а также самостоятельно формировать кассовые документы строгой отчетности.
Большое количество сервисов интернета позволяют заполнять образцы новой формы приходного ордера онлайн с регистрацией или без. Лучше использовать готовый образец, бланк которого можно купить в специализированных магазинах. Бланк приходного ордера можно скачать в конце этой статьи. Кассовый ордер должен быть заполнен бухгалтером или кассиром и выдан подотчетному лицу. Также как и приходный ордер, расходный заполняется в единственном экземпляре и заверяется подписями бухгалтера (предпринимателя) и кассира. Образец бланка РКО можно посмотреть или скачать на нашем сайте.
Оформление выдачи финансовых средств
Для того, чтобы получить наличные, необходимо оформить соответствующий приказ. Данный документ обязательно подшивается к расходному ордеру. Сама выдача денег происходит по предъявлению паспорта или иного документа, подтверждающего личность человека, которому выдаются средства. Все данные в обязательном порядке записываются бухгалтером. При получении средств по доверенности, проверяется правильность заполнения документа, а расходный кассовый ордер должен содержать данные относительно фактического получателя и всех данных его уполномоченного лица. В случае выдачи денег без специального приказа и заявления, их получатель обязан написать расписку, в которой указать свои данные и точную сумму полученных денежных средств. Основной обязанностью кассира является проверка соответствия РКО всем требованиям заполнения кассовых документов строгой отчетности и личным данным получателя.
Кассовый ордер обязательно должен быть заверен подписями предпринимателя и бухгалтера. Если есть нарушения в заполнении РКО, а деньги из кассы выданы, то эта сумма будет признана как недостача и вычтена с материально-ответственного лица.
Скачать бланк приходного кассового ордера форма КО-1 в формате Excel
Скачать бланк расходого кассового ордера форма КО-2 в формате Excel