Заполнение кассовой книги: регламент и базовые рекомендации

Базовым условием произведения современного бухгалтерского учета является ведение кассовой книги, которое строго регламентировано налоговым законодательством и соответствующими нормативными постановлениями. Последние изменение в данную процедуру были внесены министерством финансов в 2007 году, и направлены были на максимальное упрощение и оптимизацию порядка оформления документации по кассе. Данные нормы все еще являются актуальными, хотя в 2019 году ожидается некоторое их расширение и дополнение порядка заполнения.

Кассовая документация: функциональное предназначение и юридические нюансы

В частности, на 2019 год предусмотрены некоторые расширения в сфере определенного информационного поля, направленные на максимальную защиту осуществляемых предприятием, организацией или акционерным сообществом финансовых операций.

На сегодняшний день выделяют такие основные образцы обязательной к заполнению кассовой документации:

• приходной ордер;
• квитанции о получении/выдаче денежных средств;
• расходной ордер;
• внутренняя платежная ведомость;
• кассовая книга.

В 2019 году планируется внесение некоторых базовых изменений в виде регламента заполнения рассматриваемых книг. Данные инициативы уже рассматриваются в соответствующих законодательных комитетах, но окончательное утверждение данных инструкций зависит от Министерства финансов.

Стоит отметить, что, в связи с повышенными темпами информатизации современного общества, и экономических отношений в частности, в последнее время все большей популярностью пользуется метод оформления кассового учета в электронном виде. Такая инновация способствует повышению эффективности и эргономичности процесса, ускоряет произведение базовых вычислений, и позволяет избежать большей части допускаемых по техническим причинам оплошностей.
Образец правильного заполнения данной документации в электронном виде можно получить на официальном сайте налогового управления, а также на специализированных ресурсах, число которых все время увеличивается. Пример заполнения,  представленный на указанном сайте, содержит максимально точную и поэтапную инструкцию, позволяющую справиться с данной задачей, даже не имея предварительной подготовки.

Каждого современного бухгалтера интересует, как правильно вести кассовую книгу, чтобы избежать усложнений  с налоговым регламентом и более эффективно организовать процесс кассового учета.

Что такое кассовая книга и зачем она вам нужна?

Данная книга представляет собой журнал регистрации всех наличных денежных поступлений, имеющих место в рамках осуществления профильной деятельности конкретного предприятия или организации.

Основанием для заполнения кассовой книги являются базовые информационные данные по поступлению финансовой наличности в резерв компании илиорганизации. Кроме непосредственной денежной прибыли, в этой книге фиксируются также некоторые операции, связанные с выдачей денежных сумм. Например, в данном документе фиксируют выдачу заработной платы сотрудникам по дополнительной ведомости, в случае, если платежная ведомость не была заполнена по уважительным причинам.

В кассовой книге отмечаются любые изменения финансового состояния предприятия, компании или ИП в плане продвижения наличных денежных ресурсов в течении дня, даже если эти движения осуществляются исключительно в рамках внутренней структуры предприятия.

Порядок ведения бухгалтерского учета предполагает максимальную точность, и аккуратность в заполнении всех регистрационных полей в учетной книге. В дальнейшем данная информация может способствовать организации единой системы учета \ данных по всей компании или даже финансово-экономической отрасли.

Кроме чисто статистического значения, ведение рассматриваемых книг имеет и абсолютно практическое, утилитарное значение. В любой момент налоговая инспекция или органы внутреннего экономического контроля могут поинтересоваться финансовыми реквизитами осуществления той или иной денежно-наличной операции предприятия или ИП.

На страницах этого журнала отображены все основные пункты, имеющие сколько-нибудь существенное значение для фискальной системы и процесса регистрации финансовых доходов субъекта предпринимательства.

Строгая отчетность: надежное основание для процветающего бизнеса

Книга регистрации денежно-наличных поступлений является документом строгой финансовой отчетности. Заполнение кассовой книги требует постоянного обновления базовых реквизитов. Смена данных осуществляется ежедневно, и фиксируется в соответствующих рубриках.

В современных пособиях по бухгалтерскому учету, или даже в сети вы можете найти примеры правильного заполнения учетных книг. Ведение данного типа деловой документации подчиняется тем же базовым правилам и установкам, что и в Российской Федерации, а также на всем постсоветском пространстве. Впрочем, на 2019 год прогнозируется внесение некоторых изменений в образцы регламентации деятельности фискальной системы, в том числе и ведения бухгалтерского учета, как основного механизма обеспечения прозрачности и эффективности системы экономических взаимоотношений.

Особа, отвечающая за ведение рассматриваемого кассового документа, является, как правило, старшим кассиром, или бухгалтером предприятия или организации. В случае, если субъект предпринимательской деятельности является индивидуальным предпринимателем (ИП), он обязан вести данную книгу самостоятельно.

Стоит отметить, что, начиная с 2014 года, для ИП процедура ведения учетной документации значительно упрощена. Из образцов ведения данных журналов исчезли многие рубрики, заполнение которых являло собой достаточно трудоемкий и длительный по времени процесс, в то время как в информационном плане эти данные не представляли особой ценности.

Заполнение: алгоритм и особенности процесса

Кассовая книга как документ строгой финансовой отчетности подвергается строгой регламентации, поэтому его ведение осуществляется соответственно с четко определенными нормативными постановлениями.

Кассовая книга заполняется согласно определенному порядку.

1. Во-первых, кассовая книга существует в едином экземпляре. Ее регистрируют, прошивают, а страницы нумеруют.
2. Нумерация страниц подтверждается подписью руководителя предприятия, главным бухгалтером или ИП.
3. Никакие помарки или исправления в кассовой книге не допускаются.
4. В случае если ошибки в заполнении все же были допущены, их исправление должно быть завизировано подписью старшего кассира или главного бухгалтера, и подтвержденосоответствующейпечатью.
5. Кассовая книга является оригинальным документом, но каждая запись имеет два экземпляра, поскольку производится под копирку. Второй экземпляр воспроизводится на отрывной страничке кассовой книги. Кассир предприятия использует данную копию в качестве собственного отчета. Оригинал записи содержится в кассовой книге.
6. Порядок внесения данных в кассовую книгу также строго регламентирован. На сегодняшний день он предполагает заполнение от 25 до 35 регистрационных полей, в зависимости от характера и сферы деятельности предприятия.
7. Если книга ведется в электронном виде, она также должна соответствовать базовым нормативным требованиям. В конце дня заполненные страницы распечатываются и подшиваются в унифицированном формате.
8. В случае, если предпринимателю или третьему лицу требуется определенная информация, зафиксированная в кассовой документации, ему будет предоставлена соответствующая выписка, утвержденная руководителем предприятия, организации, или главным бухгалтером. Выписка имеет хронологическое ограничение в сроке действительности, которое обычно указывается в теле данного документа.

Таким образом, кассовые книги – это образец эффективного упорядочения и унификации данных о движении финансовых потоков наличности внутри компании, а также о ее внешних взаимодействиях с другими экономическими структурами. Такой способ фиксации информации обеспечивает государственной фискальной системе максимальный и оперативный доступ к сфере контроля экономического пространства, в том числе малого бизнеса и ИП.

В то время, как книги устаревшего регламента содержали всего 25 информационных полей, обязательных для заполнения – в кассовых реестрах обновленного порядка заполнения количество таких полей выросло до 35.

Прерогативы индивидуального предпринимательства в сфере кассового учета

В то же время, для ИП заполнение отдельных регистрационных форм не является  обязательным. В 2019 году прогнозируется дальнейшая оптимизация и упрощение процедур осуществления кассового учета, с тем, чтобы создать максимально благоприятную площадку для дальнейшего развития и стимуляции роста малого предпринимательства и частных форм индивидуального бизнеса.

Большинство ИП и представителей малого бизнеса уже сегодня отмечают значительную либерализацию налогового законодательства и существенные смягчения в сфере производства бухгалтерского учета. Примером такого смягчения являются нормы заполнения кассовых книг, которые на 2019 г. еще более минимизируются. Такие виды взаимодействия государственной фискальной системы с ИП и малым бизнесом позволяют говорить о значительном повышении уровня экономической эффективности управления и контроля, а также учета внутренних и внешних денежно-наличных потоков в отечественной экономической структуре.

Скачать бланк кассовой книги формы КО-4 в формате excel

Скачать образец заполнения кассовой книги формы КО-4 в формате Excel