Как проходит выплата заработной платы?

Если ИП использует нанятых сотрудников, то он обязательно должен оплачивать их труд. Это только на первый взгляд все просто. На самом деле есть множество нюансов, которые следует знать в процессе выплаты заработной платы. Все они устанавливаются законами РФ, Трудовым Кодексом.

Как часто стоит оплачивать труд сотрудников?

Очень часто начинающие предприниматели, которые планируют нанять сотрудников, оговаривают с будущими работниками размер и выплату зарплаты, предлагая ее выплату одноразово за месячный период. Стоит отметить, что это вопиющее нарушение норм ТК РФ, который устанавливает привило оплаты труда каждые полмесяца. Это значит, что заработная плата выплачивается не реже, чем 2 раза в месяц. Для большинства привычнее будет сказать о выплате аванса и зарплаты. Но стоит отметить, что такого разделения официально нет. ТК РФ выделяет лишь выплату, производимую в 2 подхода.

Для других выплат предприятия сотрудникам обозначены тоже свои сроки:

• денежные средства на период отпуска должны быть выданы работнику за 3 дня до его начала или раньше;
• при увольнении расчетные обязательно выдаются в тот же день.

Стоит отметить, что оплата труда работникам дважды в месяц, это правило, которое не предполагает никаких исключений. Независимо от типа юридического лица, от формирования доходности, штат сотрудников должен получать заработанные деньги, как минимум двумя суммами за месяц.
Очень часто ИП нарушают требования законов о трудовой дисциплине и ТК РФ по таким причинам:

• работники работают не в основном штате, как разрешает ТК РФ, а как внешние совместители;
• работник подает заявление о пожелании проведения выплаты лишь раз в месяц;
• ИП для своего предприятия выдал внутренний документ о том, что заработная  плата будет выдаваться полной суммой, то есть раз в месяц.

В таких случаях документы, на которые ссылаются предприниматели, не имеют никакой законной силы. Они ничтожны, так как ТК РФ, которому они противоречат, имеет намного большую правовую силу.

Кроме этого при выявлении таких нарушений норм трудовых законов в части выплаты заработной платы на ИП будет наложен штраф от 1000 до 5000 рублей согласно требованиям Кодекса об административных правонарушениях, ст. 5.27. Трудовая инспекция строго следит за тем, чтобы не нарушали трудовые законы, постоянно проверяя предпринимателей.

Даты выплаты

ТК РФ определяет то, что заработная плата должна выплачиваться как минимум дважды за месячный период, но в то же время сроки выдачи зарплаты работникам в нем установлены не были. Это значит, что предприниматель сам может определить даты ,когда будут производиться расчеты по заработной плате сотрудникам. В основном информация о сроках заносится в правила внутреннего распорядка, персональные договора о трудовых отношениях, коллективные договора.

Но устанавливая даты выплат, необходимо учитывать некоторые правила:

1. Период между выплатами не может быть больше половины месяца. Стоит отметить, что не обязательно должен быть один календарный месяц. Выплата заработной платы, первой ее части, может состояться в одном, а второй части – уже в другом.  Главное правило, чтобы временной отрезок между выплатами не превышал половины календарного месяца. Данная возможность была принята Письмом Министерства труда в 2013 году.
2. Установленные на предприятии сроки, в которые должна проводиться выплата заработков работников, не может указываться периодами. Данная норма была установлена все тем же Письмом Минтруда. Она обозначает, что во внутренних документах выплата заработной платы должна быть установлена конкретными числами месяца. Это связано с тем, что временные отрезки могут привести к нарушению полумесячного срока, если выдачу проведут в первый и последний день последующих периодов.
3. Статься 136 ТК РФ содержит норму, которая требует, чтобы в случаях, когда выплата зарплаты попадает на выходной день, зарплата выдавалась в предшествующий ему рабочий.

Предпринимателям особенно важно знать сроки и правила выдачи заработков сотрудникам, в том числе отпускных, больничных и других. Ведь ИП несет персональную ответственность за нарушение норм ТК РФ: в основном административную, часто материальную, а случается, что и уголовную.

Как рассчитать размер аванса?

Первая в месяце выплата зарплаты, либо как ее больше называют, аванс, не имеет четких параметров в ТК РФ. Но есть другой документ, который содержит параметры расчета этой выдачи денег работникам. Речь идет о Постановлении № 566  Совмина СССР от 23.05.1957, которое все еще не утратило свою силу и действует в тех частях, что не противоречат основному документу, регламентирующему трудовые отношения. Оно устанавливает размер аванса в сумме не меньшей, чем реально заработанные средства за фактически отработанный отрезок времени согласно тарифной сетке. Этот расчет очень часто применяется для определения авансовых платежей.

Кроме этого допускается вычисление первой выплаты месяца такими способами:

• пропорционально установленному окладу и количеству фактически отработанных дней;
• установленной суммы, которая однажды рассчитывается, как процент от оклада или другим методом.

Но второй вариант достаточно рискован для работодателя и может принести дополнительные хлопоты бухгалтерам. Ведь могут быть случаи, когда работник по тем или иным причинам не сможет отработать выплаченный аванс. К примеру, он пойдет на больничный, отпуск за свой счет и другие варианты.

Такая ситуация ведет к возникновению задолженности работника перед работодателем. Ее удержание довольно непростой процесс для ИП, в основном в документальном порядке, даже если сотрудник готов возместить все переплаты.

Первый вариант намного труднее изначально для бухгалтеров, но во много раз надежней. Это связано с тем, что выплачивается аванс за фактически отработанные дни согласно табелям учета рабочего времени. Переплатить при такой форме расчета аванса практически невозможно. Министерство труда РФ настоятельно рекомендует использовать именно этот способ определения размера аванса.

Еще есть один момент, который следует знать ИП, для проведения правильных выплат зарплаты сотрудникам. Речь идет о требовании извещать каждого работника об этом письмом, в котором необходимо указать:

• об элементах заработной платы за месяц выплаты;
• обо всех дополнительных выплатах в текущем периоде, в том числе за нарушение сроков оплаты труда, больничные, отпускные и другие;
• о суммах списаний и удержаний с начисленного дохода;
• об итоговой сумме, подлежащей к выплате.

Таким письмом является расчетный лист, который устанавливается предпринимателем на основе мнения работников.

Методы оплаты

Каждый ИП имеет право выплачивать заработок работников  с использование таких методов:

1. наличными денежными средствами путем выдачи их из кассы;
2. безналичным перечислением на указанные банковские счета;
3. выдача заработной платы в натуральном виде, но не больше 20%.

Выбранные методы должны быть указаны в договоре о трудовых отношениях.

Выплата зарплаты наличными через кассу

Для того, чтобы выдать работнику деньги наличными, можно использовать такие формы документов:

• Т-53 – бланк платежной ведомости, где указаны данные сотрудников и суммы к выплате;
• Т-49 – бланк расчетно-платежной ведомости, где есть данные ,как и в форме Т-53, но кроме этого еще содержится информация о начислениях заработной платы в разрезе штатных единиц;
• КО-2 – бланк расходного кассового ордера, который проводит саму выплату денежных средств.

Последний документ оформляется в любом случае для выдачи налички:

1. при небольшом количестве сотрудников лучше оформлять выдачу с заполнением РКО на каждого;
2. если штат довольно большой, то индивидуальные данные указываются в ведомостях на выплату зарплаты, а после получения составляется один общий РКО.

Это значительно упрощает выдачу тем кассирам и бухгалтерам, на предприятии которых работает не один десяток, а то и сотен сотрудников. Также возможность обобщения РКО уменьшает риск ошибки в кассовых документах.

Выплата зарплаты на банковские карты

Для выплаты зарплаты таким путем необходимо уточнить все нормы такого перечисления в коллективном и трудовом договорах. На сегодняшний день это один из наиболее часто применяемых способов оплаты.

Схема такого безналичного перечисление заработной платы включает несколько этапов:

1. заключение договора между ИП и банковским учреждением о выпуске и обслуживании зарплатных карт;
2. ИП оформляет платежное поручение на всю сумму заработной платы;
3. ИП формирует ведомость с указанием данных работников и положенных ему сумм;
4. банк распределяет суммы сотрудникам согласно ведомостям, сформированных предпринимателем.

Для осуществления перечислений на банковские карты необходимо соблюдать порядок выплаты заработной платы:

1. перечисления можно проводить только с согласия работника и на указанные им реквизиты;
2. сотрудник сам выбирает банковское учреждение, ИП может только предложить свои варианты;
3. для изменения банка для получения зарплаты сотруднику достаточно просто подать заявление об изменении реквизитов не позднее 5 дней до выплаты, чтобы успеть открыть счет ИП и сотруднику в новой финансовой организации.

Удержания

Все доходы частных лиц должны быть обложены налогами, как требуют законы РФ. Из общей суммы посчитать размеры удержаний несложно. Но вот каким путем вычисляются НДФЛ и страховые взносы, если зарплаты делится на две выплаты?

Даты совершения страховых взносов согласно законам об их оплате являются едиными для всех.  Они не зависят от выдачи заработка на каждом конкретном ИП. Закон требует, чтобы удержания во внебюджетные фонды  были оплачены до 15 числа следующего за месяцем выплаты. Страховые взносы в ФСС от профзаболеваний, а вместе с ними от несчастных случаев должны перечисляться в день перечисления средств в банк.

Согласно законам подоходный налог оплачивается в зависимости от формы выплаты:

• наличными средствами из доходов – на следующий день после выплаты зарплаты;
• наличными с текущего счета в банке – в день получения средств из банка;
• безналичным путем на банковские счета – в день перечисления денег на карты сотрудников.

Их несвоевременная оплата может также понести за собой штрафные санкции от налоговиков согласно законам.

Зарплатные средства работникам ИП  - это не только основная цель сотрудников, но и способ предпринимателя обеспечить свою деятельность. Поэтому необходимо придерживаться всех правил ее выплаты согласно законам и ТК.