Порядок выдачи заработной платы по кассовой книге

Деятельность любого субъекта хозяйствования связана с движением денежных средств, которые могут расходоваться на различные нужды. Одной из самых распространенных финансовых операций является выдача заработной платы работникам, которые работают на предприятии или в организации. В большинстве случаев это происходит с помощью банков, но законодательством также предусмотрен вариант, связанный с выдачей оплаты через кассу предприятия. Простыми словами работники субъекта хозяйственной деятельности получают свои заработанные деньги наличностью. Это происходит через кассовую книгу, поэтому о процессе выдачи заработной платы через кассовую книгу и пойдет речь.

Что такое кассовая книга

С появлением различных электронных платежей, кассовая книга немного отошла на второй план, поскольку большинство финансовых операций совершаются с помощью операционных программных систем. Но она не утеряла своих позиций. Само понятие кассовой книги, порядок ее заполнения и ведения регламентируют некоторые бухгалтерские инструкции, выданные Правительством Российской Федерации, а также различными уполномоченными финансовыми органами.

По своей сути, кассовая книга это бланк строгой отчетности, который имеет обязательные реквизиты для его заполнения, плюс к нему выдвигаются определенные требования в оформлении. Сюда записываются поступления, и внесение денежных средств, на счет субъектов финансовой деятельности, в том числе и индивидуальных предпринимателей, их выдача на различные нужды (заработная плата, командировки, и другое). Фактически кассовые книги заводятся на тех предприятиях, и у индивидуальных предпринимателей, у которых есть касса.
Кассовая книга относится к документации строгой отчетности, поэтому вестись должна надлежащим образом.

Какие операции могут проводиться по кассовым книгам

В тех организациях, где есть кассы, часть денежных средств поступает непосредственно в них. Поступившие деньги могут расходоваться для различных нужд, перечень которых четко установлен разными правилами. Согласно порядку ведения такой книги, все операции по приходу и расходу, с личными деньгами должны подтверждаться документально. Для этого существует приходный ордер кассовый (ПКО) и расходный ордер кассовый (РКО). Правила их ведения также регламентируются различными бухгалтерскими инструкциями. К ПКО и РКО, могут подкладываться и другие финансовые документы (заявления, ведомости), которые обосновывают поступления и выдачу денежных средств.
Перечень основных операций, которые можно проводить по кассовым книгам:

• выдача заработной платы сотрудникам, отпускных, командировочных, больничных;
• выдача средств на иные нужды работников, предусмотренные инструкциями субъекта хозяйственной деятельности;
• принятие личных денег от работников и должностных лиц.

Порядок выдачи денег из кассы

Выдача финансов из кассы, также регламентируется специальными инструкциями, а ее порядок следующий. Прежде всего, составляется расходный кассовый ордер, к которому должны быть приложены документы, подтверждающие основание для выдачи. Например, ведомости, приказы, больничные листы. Естественно, что на таких сопроводительных бумагах, должны стоять подписи уполномоченных должностных лиц, либо к ним подложены доверенности, на право таких действий. В противном случае деньги выдаваться не должны.

В случае нарушения такого порядка, опять-таки наступают правовые последствия со стороны контролирующих органов в виде штрафных санкций.

Важно знать, что ПКО и РКО со всеми сопроводительными документами, в конце каждого операционного дня должны быть подколоты к книге, и оприходованы. В книге есть специальные вкладки, в которые вписывается общий расход и приход средств, на которых должна быть подпись кассира, главного бухгалтера, или другого должностного лица, имеющего право подписи. Кроме этого, в законодательных актах указано, что для каждой кассы, субъектом хозяйственной деятельности, должен быть установлен лимит денежных средств, которые могут находится в ней, к концу операционного дня. Если он не установлен, то считается, что на конец дня в ней должен быть ноль. При несоблюдении данных требований, на субъект хозяйственной деятельности, накладываются штрафные санкции.

Порядок выдачи заработной платы по кассовой книге

С учетом того, что не все работники могут иметь банковские карточки, по которым они получают зарплату, либо некоторые только устроились на работу, зарплата выдается по кассовой книге, через РКО. Основанием будет являться ведомость о получении, и приказ по предприятию. В ведомости указывается общая сумма заработной платы работника.

Порядок выдачи зарплаты будет следующий:

• кассиру приносится специальная ведомость, в которой указывается общая сумма зарплаты работникам, и сумма, положенная каждому;
• кассир выписывает расходный ордер, в котором указывает общую денежную сумму, которая подлежит выдаче в качестве заработной платы;
• после этого, делается запись в соответствующей книге;
• работник, которому необходимо выдать зарплату подходит к кассе, подтверждает свою личность, после чего ставит подпись в ведомости о получении зарплаты, и получает свою заработную плату;
• после того, как все получили свои деньги, кассир обязан провести сверку по ведомостям, все ли работники пришли, и получили свою зарплату, если установится что некоторые не получили, то деньги, должны переводится назад в кассу, о чем составляются соответствующая приходная документация;
• в конце операционного дня, кассир проверяет правильность оформления книги, ордеров, заполняет установленную отчетную документацию, и докладывает главному бухгалтеру;
• бухгалтер проверяет правильность оформления всех документов по выдаче заработной платы, и также ставит свои подписи.

После каждого операционного дня, составляется контрольная ведомость, в которой указываются все движения (приход и расход) денег по кассе.

Оставшиеся средства либо остаются в кассе, либо должны быть внесены на банковский счет субъекта хозяйственной деятельности.

Порядок выдачи заработной платы лицам, которые выполняют работы по гражданско-правовому договору

Не все работники, или лица, которые выполняют работу для ИП, могут состоять с ним в трудовых отношениях. Бывают случаи, когда люди привлекаются для выполнения определенной временной работы (например, помощь в наладке оборудования, составлении отчета, оказания услуги), и для этого с ними составляется гражданско-правовой договор. В нем указывается, какую работу должен выполнить человек, и его зарплата за нее.

Подтверждением выполненной работы, и выдачи заработной платы, является акт о выполненных работах. Если на предприятии есть касса, то и соответственно зарплата такому лицу может быть выдана через нее. Процесс будет следующим:

• кассиру подается ведомость, и приказ о выплате лицу заработной платы в конкретной денежной сумме;
• кассир проверяет правильность документов, выписывает расходный кассовый ордер, и вносит соответствующую сумму в книгу;
• лицо, которое получает зарплату, ставит свою подпись в специальной ведомости и получает деньги;
• если ведомость есть, а за зарплатой никто не обратился, но ордер выписан, деньги придется оприходовать путем составления специального ордера (приходного), и делать запись в книге.

Санкции, которые накладываются за неправильное ведение кассовой книги

Как было указано выше, кассовая книга является документом строгой отчетности, и за ее неправильное ведение, на субъект хозяйственной деятельности могут быть наложены штрафные санкции. Это различные денежные штрафы, которые высчитываются контролирующими органами (налоговой инспекцией) по специальным методикам.

Кассовая книга является документом строгой финансовой отчетности, и имеет свои правила ведения. Их несоблюдения, могут привести к негативным последствиям, в виде наложения различных штрафных санкций, которые могут больно ударить по бюджету. Такая книга, также является выходом для оплаты заработанных средств, сотрудникам.